Pentru efectuarea inchiderii exercitiului financiar si intocmirea bilantului este obligtoriu inventarierea generala a patrimoniului societatii.Reamintesc faptul ca bilantul se intocmeste numai pe baza datelor din evidenta contabila rectificate cu datele inventarierii.Pentru aceasta se emite decizie de numire a comisiei generale cat si a comisiilor specifice de inventariere.
Au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii urmatoarele persoane juridice prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991: - societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice care au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara; - institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial.
Aceste persoane sunt obligate sa emita proceduri proprii privind inventarierea, aprobate de administratorul, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii entitatii.
Totodata entitatile autorizate, reglementate si supravegheate de Banca Nationala a Romaniei, Comisia de Supraveghere a Asigurarilor, Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private si Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare pot aplica, pe langa prevederile legale si reglementari specifice cu privire la organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, emise de institutiile de reglementare, in functie de specificul activitatii.
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.
In temeiul prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, persoanele juridice au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute, la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:
a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;
b) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
c) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
e) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;
f) in alte cazuri prevazute de lege. Inventarierea se organizeaza si se efectueaza potrivit normelor legale privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii. _______________________________________
Registrul inventar (cod 14-1-2):
1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.
2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii. Se completează la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.
Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv. Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.
În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ şi de pasiv inventariate faptic la acea dată.
În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de balanţă de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunităţi, în condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa subunităţii.
-În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.
-În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.
-În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate.
-În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).
-În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă şi valoarea de inventar.
-În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamităţi, terţi neidentificaţi etc.)
. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
_____________________________________
In practica (procedura)
1. Comisia de inventariere
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se efectueaza de catre comisii de inventariere, numite prin decizie scrisa, emisa de catre conducerea unitatii.
In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei (numele presedintelui si membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizata, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor.
La entitatile al caror numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de catre o comisie centrala, numita prin decizie scrisa. Comisia centrala de inventariere are sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.
Comisia centrala de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.
2. Componenta comisiei
Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.
3. Externalizarea inventarierii
Inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se pot efectua atat cu salariati proprii, cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.
4. Participarea contabililor ,auditori
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditorii interni sau statutari. Prin proceduri interne, entitatile pot stabili ca la efectuarea operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, fara ca acestia sa faca parte din comisie.
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit. In conditiile in care entitatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administratori.
In vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligatia gestionarii entitatii trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere.
5. Arhivarea documentelor
Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate in locuri special amenajate (fisete, casete, dulapuri etc.), incuiate si sigilate. Presedintele comisiei de inventariere raspunde de operatiunea de sigilare;
6. Afisarea programului de inventariere
Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii se afiseaza la loc vizibil.
7. Alte mentiuni
Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere, care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri. Bunurile existente in entitate si apartinand altor entitati (inchiriate, in leasing, in concesiune, in administrare, in custodie, primite in vederea vanzarii in regim de consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie sa contina informatii cu privire la numarul si data actului de predare-primire si ale documentului de livrare, precum si alte informatii utile.
Listele de inventariere cuprinzand bunurile apartinand tertilor se trimit si persoanei fizice sau juridice, romane ori straine, dupa caz, careia ii apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile lucratoare de la terminarea inventarierii, urmand ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri in termen de 5 zile lucratoare de la primirea listelor de inventariere.
In caz de nepotriviri, entitatea detinatoare este obligata sa clarifice situatia diferentelor respective si sa comunice constatarile sale persoanei fizice sau juridice careia ii apartin bunurile respective, in termen de 5 zile lucratoare de la primirea sesizarii.
Important referitor la disponibilitatile din conturile bancare
Disponibilitatile aflate in conturi la banci sau la unitatile Trezoreriei Statului se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entitatii. In acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancara, puse la dispozitie de institutiile de credit si unitatile Trezoreriei Statului, vor purta stampila oficiala a acestora.
Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele respective dupa primirea confirmarii.
Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre presedintele si membrii comisiei de inventariere, de catre gestionar, precum si de catre specialisti solicitati de catre presedintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.
In cazul gestiunilor colective (cu mai multi gestionari), listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea se semneaza atat de catre gestionarul predator, cat si de catre cel primitor. Completarea listelor de inventariere se efectueaza fie folosind sistemul informatic de prelucrare automata a datelor, fie prin inscrierea elementelor de active identificate, fara spatii libere si fara stersaturi, conform procedurilor interne aprobate.
Despre procesul verbal final
Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate, data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic, propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.
