Necesitatea intocmirii si aprobarii politicilor contabile proprii in aplicarea reglementarilor contabile este prevazuta la pct. 267 din Anexa la Ordinul nr. 3055/2009 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene si aplicabila inca de la 01 ianuarie 2010.
1. Politicile contabile reprezinta principiile, bazele, conventiile, regulile si practicile specifice aplicate de o entitate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale.
2. Administratorii entitatii trebuie sa aprobe politici contabile pentru operatiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situatiile prevazute de legislatie. In cazul entitatilor care nu au administratori, politicile contabile se aproba de persoanele care au obligatia gestionarii entitatii respective.
Este necesara elaborarea unui set (manual) de proceduri de catre conducerea fiecarei persoane juridice pentru toate operatiunile derulate, pornind de la intocmirea documentelor justificative pana la finalizarea situatiilor financiare trimestriale si anuale.
Politicile contabile adoptate de o entitate constituie o parte integranta a situatiilor financiare anuale.
Politicile contabile trebuie sa cuprinda si urmatoarele elemente:
• identificarea societatii comerciale careia ii sunt aplicabile politicile contabile si prezentarea pe scurt a activitatii entitatii, plecand de la actul constitutiv al acesteia;(exemplu: respectiv denumirea societăţii, adresa, numărul din registrul comerţului, codul unic de înregistrare.
Având în vedere că politicile contabile sunt adaptate specificului activităţii (industrie,construcţii, comerţ, agricultură etc.), fapt care va determina dezvoltarea anumitor reguli privind evaluarea şi contabilizarea operaţiunilor, este necesară prezentarea pe scurt a activităţii entităţii).
• trebuie precizat cadrul de reglementare in baza caruia au fost elaborate politicile contabile(exemplu:prezentele politici contabile sunt elaborate în baza Reglementărilor contabile conforme cu Directiva a patra a Comunităţilor Economice Europene, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 3055/2009 sau în baza IAS/IFRS dacă societatea
comercială întocmeşte şi situaţii IFRS).
• trebuie precizata obligativitatea conducerii contabilitatii in limba romana;(exemplu:pot fi înregistrate în contabilitate facturi şi alte documente într-o altă limbă şi altă monedă,dacă acest fapt este prezentat expres printr-un act normativ (codul fiscal referitor la factura))
• este necesara mentionarea monedei in care este tinuta contabilitatea, respectiv leu sau leu si valuta, in cazul tranzactiilor in valuta;
• prezentarea obiectivului politicilor contabile;(de exemplu: Prezentele politici contabile cuprind reguli de recunoaştere, evaluare şi
prezentare în situaţiile financiare a elementelor de bilanţ şi cont de profit şi pierdere, precum şi reguli pentru conducerea contabilităţii în societatea X)
• precizarea modului in care se procedeaza atunci cand entitatea deruleaza operatiuni pentru care nu are prevazute tratamente contabile in politicile contabile aprobate;(exemplu:in cazul efectuării unor operaţiuni pentru care nu există prevedere expresă în prezentele politici contabile,conducerea compartimentului financiar-contabil va efectua înregistrările contabile în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, cu completarea şi aprobarea ulterioară a politicilor contabile aplicate în aceste cazuri, dar nu mai târziu de întocmirea situaţiilor financiare anuale).
• precizarea faptului ca regulile si tratamentele contabile cuprinse in politicile contabile trebuie sa respecte legislatia nationala in ansamblul sau;(exemplu:prezentele politici contabile sunt aplicate cu respectarea legislaţiei, în general, şi a celei care reglementează aspecte financiar-contabile (ordine ale ministrului finanţelor publice etc.), în mod special).
• precizarea faptului ca politicile contabile aprobate respecta conceptele si principiile cuprinse in reglementarile contabile aplicabile
Procedura formarii politicii de contabilitate privind un element bilantier consta in alegerea unei variante din cateva, admise de actele legislative si normative, in justificarea metodei alese, pornind de la particularitatile activitatii intreprinderii si acceptarea acesteia in calitate de baza pentru tinerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare.
Exemple:
1. alegerea metodei de amortizare a imobilizarilor2. reevaluarea imobilizarilor corporale sau pastrarea costului istoric al acestora
3. capitalizarea dobanzii sau recunoasterea acesteia drept cheltuiala
4. alegerea metodei de evaluare a stocurilor
5. contabilitatea stocurilor prin inventarul permanent sau intermitent
6. corectarea erorilor nesemnificative erorile nesemnificative aferente exercitiilor financiare
7. capitalizarea surplusului din reevaluare
_________________________________________________________
1. alegerea metodei de amortizare a imobilizarilor
Entitatile amortizeaza imobilizarile corporale utilizand unul din urmatoarele regimuri de amortizare:a) amortizarea liniara realizata prin includerea uniforma in cheltuielile de exploatare a unor sume fixe, stabilite proportional cu numarul de ani ai duratei de utilizare economica a acestora;
b) amortizarea degresiva, care consta in multiplicarea cotelor de amortizare liniara cu un anumit coeficient, caz in care poate fi avuta in vedere legislatia in vigoare;
c) amortizarea accelerata, care consta in includerea, in primul an de functionare, in cheltuielile de exploatare a unei amortizari de pana la 50% din valoarea de intrare a imobilizarii. Amortizarile anuale pentru exercitiile financiare urmatoare sunt calculate la valoarea ramasa de amortizat, dupa regimul liniar, prin raportare la numarul de ani de utilizare ramasi. Deoarece amortizarea calculata trebuie sa fie corelata cu modul de utilizare a activului si, intrucat in cazuri rare o imobilizare corporala se consuma in primul an in procent de pana la 50%, rezulta ca metoda de amortizare accelerata este mai putin utilizata in scopuri contabile;
d) amortizare calculata pe unitate de produs sau serviciu, atunci cand natura imobilizarii justifica utilizarea unei asemenea metode de amortizare.
_____________________________________________________________
2. reevaluarea imobilizarilor corporale sau pastrarea costului istoric al acestora
Entitatile pot proceda la reevaluarea imobilizarilor corporale existente la sfarsitul exercitiului financiar, astfel incat acestea sa fie prezentate in contabilitate la valoarea justa, cu reflectarea rezultatelor acestei reevaluari in situatiile financiare intocmite pentru acel exercitiu. Valoarea rezultata din reevaluare va fi atribuita activului, in locul costului de achizitie/costului de productie sau al oricarei alte valori atribuita inainte acelui activ.La reevaluarea unei imobilizari corporale, amortizarea cumulata la data reevaluarii este tratata in unul din urmatoarele moduri:
a) recalculata proportional cu schimbarea valorii contabile brute a activului, astfel incat valoarea contabila a activului, dupa reevaluare, sa fie egala cu valoarea sa reevaluata. Aceasta metoda este folosita, deseori, in cazul in care activul este reevaluat prin aplicarea unui indice; sau
b) eliminata din valoarea contabila bruta a activului si valoarea neta, determinata in urma corectarii cu ajustarile de valoare, este recalculata la valoarea reevaluata a activului. Aceasta metoda este folosita, deseori, pentru cladirile care sunt reevaluate la valoarea lor de piata.
______________________________________________________
3. capitalizarea dobanzii sau recunoasterea acesteia drept cheltuiala
Costurile indatorarii care sunt direct atribuibile achizitiei, constructiei sau productiei unui activ cu ciclu lung de fabricatie pot fi incluse in costul acelui activ. De exemplu, in costurile indatorarii pot fi incluse dobanda la capitalul imprumutat pentru finantarea achizitiei, constructiei sau productiei de active cu ciclu lung de fabricatie, precum si comisioanele aferente acestor imprumuturi contractate._________________________________________________________
4. alegerea metodei de evaluare a stocurilor
La iesirea din gestiune a stocurilor si altor active fungibile, acestea se evalueaza si inregistreaza in contabilitate prin aplicarea uneia din urmatoarele metode: a) metoda primul intrat - primul iesit – FIFO (bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al primei intrari (lot). Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al lotului urmator, in ordine cronologica);
b) metoda costului mediu ponderat – CMP (presupune calcularea costului fiecarui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate in stoc la inceputul perioadei si a costului elementelor similare produse sau cumparate in timpul perioadei. Media poate fi calculata periodic sau dupa fiecare receptie. Perioada de calcul nu trebuie sa depaseasca durata medie de stocare );
c) metoda ultimul intrat - primul iesit – LIFO (bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al ultimei intrari (lot). Pe masura epuizarii lotului, bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau costul de productie al lotului anterior, in ordine cronologica).
___________________________________________________
5. contabilitatea stocurilor prin inventarul permanent sau intermitent
Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea:a) inventarului permanent (in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric) sau
b) inventarului intermitent (consta in stabilirea iesirilor si inregistrarea lor in contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la sfarsitul perioadei).
____________________________________________________
6. corectarea erorilor nesemnificative
Erorile nesemnificative aferente exercitiilor financiare precedente se corecteaza pe seama rezultatului reportat. Totusi, pot fi corectate pe seama contului de profit si pierdere erorile nesemnificative._____________________________________________________
7. capitalizarea surplusului din reevaluare
Surplusul din reevaluare inclus in rezerva din reevaluare este capitalizat prin transferul direct in rezerve (contul 1065 "Rezerve reprezentand surplusul realizat din rezerve din reevaluare"), atunci cand acest surplus reprezinta un castig realizat. Castigul se considera realizat la scoaterea din evidenta a activului pentru care s-a constituit rezerva din reevaluare. Cu toate acestea, o parte din castig poate fi realizat pe masura ce activul este folosit de entitate. In acest caz, valoarea rezervei transferate este diferenta dintre amortizarea calculata pe baza valorii contabile reevaluate si valoarea amortizarii calculate pe baza costului initial al activului. __________________________________________________________
Politicile contabile nu pot fi unitare sau „standardizate” deoarece ele trebuie să fie adaptate specificului activităţii societăţii comerciale.
Totuşi, regulile şi tratamentele contabile trebuie să fie cele prevăzute de "Reglementările contabile conforme cu Directiva a patra a Comunităţilor Economice Europene, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 3055/2010".
Necesitatea prezentării este dată de faptul că, deşi politicile contabile reprezintă un document intern, acestea sunt analizate/consultate de către auditorii financiari/statutari, auditorii interni,organele cu atribuţii de control în domeniul financiar-contabil, personalul din departamentele financiar-contabile.
În acelaşi timp, în situaţiile financiare anuale este prezentat un extras din politicile contabile,astfel ca utilizatorii de informaţii să înţeleagă semnificaţia indicatorilor din bilanţ şi contul de profit şi
pierdere şi, după caz, situaţia modificărilor capitalului propriu şi situaţia fluxurilor de numerar.
_____________________________________________________
Pentru alte lamuriri,studiu,exemple,etc, consultati Aici un Gid practic
_____________________________________________________
nota:
(atentie,cele de mai jos NU sunt obligatorii sa apara in extrasul de la bilant)
-in funcţie de modul de prezentare al politicilor contabile, acestea pot să apară si sub formă de două sau mai multe documente care formează un tot unitar, cum este cazul societăţilor comerciale care au proceduri şi înregistrări standardizate. În astfel de cazuri, se poate ca regulile contabile aprobate de administratori să fie completate cu tratamentele contabile şi procedurile de sistem.
Procedura de sistem = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru stabilite şi regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii.
Procedura de sistem trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă .Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate.
Procedurile se clasifică în două categorii:
a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor, numite şi „proceduri generale”.b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din societate.
(cunoscute şi sub denumirile de „proceduri specifice”, „proceduri de proces”, „proceduri formalizate” etc).
Descrierea procedurii
Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în mod logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate.a. Generalităţi:
-caracteristici generale ale activităţii- pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii in general (ex. transparenţă, legalitate,confidenţialitate etc.) si principiile contabilitatii in particular.
Documente utilizate:
-formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale,ghiduri.
Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor,explicat, pentru ca în final, la anexă, să fie elaborată grafic diagrama fluxului documentelor.
Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în fluxul general al documentelor.
Exemplu: programul informatic folosit de societate detine urmatoarele proceduri;
1.Contabilitate financiară.
2.Imobilizari (cu situatii complete aferente).
3.Clienti (cu situatii complete aferente).
4.Furnizori (cu situatii complete aferente).
5.Casa (lei, valuta)
6.Banca (lei, valuta)
7.Deconturi.
8.Salarii (cu declaratii în format electronic).
9.Productie (inclusiv pe baza de retetar)
10.Operatii interne cu stocuri (Bonuri de consum, Transferuri, Inventariere etc.)
11.Suport pentru tiparirea pe formulare tipizate (facturi, op-uri, chitante), oricare ar fi formatul acestora.
12.Rapoarte complete pentru fiecare modul.
(Verificati manualul programului informatic folosit in contabilitate)
La proiectarea politicilor contabile se va avea in vedere si urmatoarele:
-Controlul documentelor-Controlul înregistrărilor
-Audit intern
-Acţiuni corective
-Acţiuni preventive
-Aprovizionare
-Control operaţional
-Controlul dispozitivelor de măsurare şi monitorizare
-Comunicare
-Analiza sistemului de management al calităţii efectuată de conducere
-Competenţă, conştientizare şi instruire
-Comunicarea cu clienţii si furnizori
-Analiza datelor
-Managementul riscului
-Întocmirea regulamentelor interne
-Întocmirea statelor de funcţii
-Întocmirea de protocoale de colaborare
-Evaluarea performanţelor
-Întocmirea Registrului Inventar
-Desfăşurarea activităţii de audit intern
-Procedura privind activitatea de recrutare a personalului
-Monitorizarea
-Controlul produsului neconform
(Procedurile de Sistem raspund celor sase prevederi obligatorii ale standardului ISO 9001 in ceea ce priveste procedurile documentate, dupa cum urmeaza: Controlul Documentelor, Controlul Inregistrarilor, Audit Intern, Controlul produsului neconform, Actiuni Corective, Actiuni Preventive.)
Documente necesare :
-Lista documentelor in vigoare,
-Lista de difuzare,
-Registrul de evidenta al deciziilor,
-Registrul de evidenta al sedintelor AGA,
-Registrul General de Intrari-Iesiri corespondenta,
-Registrul de evidenta al Cererilor de oferta / Ofertelor,
-Registrul Contracte Clienti / Furnizori,
-Program de audit intern pe anul ...,
-Plan de Audit,
-Fisa chestionar de control,
-Raport de audit intern,
-Raport de sinteza a auditurilor,
-Raport de Neconformitate,
-Registru de Neconformitati,
-Raport de Actiuni Corective,
-Registru de Actiuni Corective,
-Propunere de imbunatatire,
-Raport de Actiuni Corective,
-Registru de Actiuni Corective
În toate cazurile, se va avea în vedere aprobarea politicilor contabile de către administratori.
___________________________________________________
Abilităţile care trebuie să le detina o persoană pentru fi contabil!
În primul rând, trebuie să fii un om răbdător(stoic), pentru că activitatea de contabil presupune multă muncă de atenţie şi de detaliu. De asemenea, trebuie să fii atent cu studiile şi mereu pus la punct cu noutăţile din domeniu pentru că reglementările şi fiscalitatea se schimbă mereu (metahna romaneasca damboviteana)). Dacă vrei să devii contabil, nu trebuie să presupui că o dată ce ai terminat studiile, se termină şi învăţatul.
Vorba lui V.I.Lenin : "invatai,invatati,invatati"...traim o lume nebuna !
