Balanta de Verificare

Operatiile economice care se realizeaza zi de zi intr-o unitate economica se inregistreza in conturi in orice moment al activitatii economice, fiecare cont in parte pune in evidenta situatia elementelor patrimoniale: existentele la inceputul perioadei, cresterile, micsorarile, totalul miscarilor cumulate de la inceputul anului, dar si existentele finale.

Necesitatile de conducere, control si analiza a activitatii unitatilor patrimoniale impun generalizarea si prezentarea, intr-un tablou de ansamblu, a intregii activitati desfasurate.

Metoda contabilitatii impune ca periodic, si in mod obligatoriu cu ocazia elaborarii bilantului, sa se faca verificarea exactitatii inregistrarilor facute in contabilitate, cit si a calculelor efectuate cu ocazia determinarii rulajelor, sumelor totale si a soldurilor conturilor.

Balanta de verificare contabila este situatia recapitulativa si perioadica care regrupeaza la un moment dat sumele si soldurile conturilor debitoare si creditoare, in vederea aprecierii sintetice a rezultatelor si incheierii bilantului. Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situaţiile financiare. Balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi balanţele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice(lunare), la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare, şi ori de câte ori se consideră necesar. Funcţiile balanţei de verificare sunt: Funcţia de verificare a exactităţii înregistrărilor efectuate în conturi; Funcţia de verificare a concordanţei dintre conturile sintetice şi conturile analitice; Funcţia de instrument de legătură între conturile sintetice şi bilanţ; Funcţia de grupare şi centralizare a datelor înregistrate în conturi; Funcţia de instrument de analiză şi sinteză a activităţilor economice Erorile descoperite cu ajutorul balanţei de verificare Erori de întocmire a balanţei de verificare Erori de închidere a conturilor Erori de înregistrare în cartea mare Erori cu stabilirea sumelor din formulele contabile compuse. _____________________________________________ Clasificarea si intocmirea balantelor de verificare In functie de continutul, forma si egalitatile pe care le cuprind, balantele de verificare se pot clasifica astfel: Dupa conturile ce le compun, pot fi balante de verificare sintetice si analitice.

In functie de egalitatile pe care le contin si de forma de prezentare, balantele de verificare sintetice se divid in balante cu o serie de egalitati, cu doua serii de egalitati, cu trei serii de egalitati, cu patru serii de egalitati si balanta sah. 1) Balanta cu o singura egalitate cuprinde numai o singura egalitate. a) totalul sumelor debitoare = totalul sumelor creditoare sau totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare Aceasta este cunoscuta si sub denumirea de balanta sumelor, respectiv a soldurilor daca egalitatea se circumscrie la nivelul acestora. 2) Balanta conturilor cu doua egalitati, denumita si balanta sumelor si a soldurilor, opereaza cu ambele egalitati din variantele primei balante. Egalitatile ei sunt: a) totalul sumelor debitoare = totalul sumelor creditoare b)totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare 3) Balanta conturilor cu trei serii de egalitati a) totalul soldurilor initiale debitoare = totalul soldurilor initiale creditoare b) totalul rulajelor debitoare = totalul rulajelor creditoare c) totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare 4) Balanta de verificare cu patru serii de egalitati a) totalul soldurilor initiale debitoare = totalul soldurilor initiale creditoare b) totalul rulajelor debitoare = totalul rulajelor creditoare c) totalul sumelor debitoare = totalul sumelor creditoare d) totalul soldurilor finale debitoare = totalul sumelor creditoare 5) Balanta de verificare sah permite si redarea corespondentei conturilor in care s-au inregistrat operatiile economice in functie de continutul lor economic. Aceasta se prezinta sub forma unei table de sah, unde conturile se inscriu in aceeasi ordine atat in coloane pe verticala cat si pe randurile pe orizontala. In patratelele care se formeaza din intretaierea liniilor se inscriu sumele. Egalitatile rezultate din aceasta balanta sunt aceleasi ca si la balanta de verificare cu trei serii de egalitati, cu deosebirea ca ele se inscriu o singura data la intretaierea randurilor si coloanelor respective. Balanta de verificare analitica prezinta conturile analitice ale unui cont sintetic, cuprinzand soldurile initiale, rulajele si soldurile finale, exprimate atat cantitativ cat si valoric. Ea asigura verificarea exactitatii inregistrarilor din conturile analitice ale fiecarui cont sintetic prin concordanta care trebuie sa existe intre ele, in privinta soldurilor si rulajelor, fiind numita si balanta auxiliara sau secundara. In cazul conturilor bifunctionale (de activ-pasiv), soldurile unor conturi analitice pot fi contrare cu soldul contului sintetic din care fac parte. De aceea, totalul soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor analitice prin insumarea lor algebrica este egal si de acelasi sens cu soldul contului sintetic respectiv. Balanţa de verificare trebuie sa cuprindă : Simbolul şi denumirea conturilor, în ordine, din planul de conturi în vigoare; Totalul sumelor înregistrate în debitul său; Totalul sumelor înregistrate în creditul său; Soldul contului ________________________________________

Analiza si verificare

Analiza si verificarea lunara a balantei de conturi implica efectuarea unor corelatii si verificari, dupa cum urmeaza: PROVIZIOANE

· Rulajul creditor al 151x = rulajul debitor al 6812 · Rulajul debitor al 151x = rulajul creditor al 7812 · Centralizatorul provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli IMOBILIZARI SI PARTICIPATII

· Rulajul debitor al grupei 68 = rulajul debitor al grupei 28 · Rulajul debitor al grupei 21 = rulajul creditor al grupei 23 · Rulajul creditor al contului 291x= rulajul debitor al contului 6813 · Rulajul debitor al contului 291x = rulajul creditor al contului 7813 · Registrul mijloacelor fixe = Balanta de verificare a conturilor de imobilizari · De verificat existenta contractelor de inchiriere, in conformitatea cu normele contabile aplicabile si corectitudinea inregistrarii acestora · Verificarea listei cu participatii; metodele de evaluare; clasificarea acestora IMPRUMUTURI

· Situatia imprumuturilor; · De determinat daca totalul din situatia imprumuturilor corespunde cu soldul contului din balanta de verificare; · De verificat clasificarea scadentelor pe termen scurt si pe termen lung; STOCURI · Soldul listei de inventar trebuie sa corespunda cu soldul balantei generale; · Listele de inventar trebuie sa ai la baza inventarierea fizica a stocurilor; · Sa se specifice daca stocurile sunt evaluate la costul cel mai scazut sau valoarea lor neta de realizare; · Balanta fizica a stocurilor = Balanta contabila a conturilor de stocuri; · De comparat rotatia stocurilor cu cea a exercitiilor precedente; · De verificat daca sunt stocuri garantate, depuse in depozitul tertilor, si in acest caz verificarea corectitudinii inregistrarilor; AJUSTARI de STOCURI, CREANTE SI DISPONIBILITATI

· Rulajul creditor al 39x = rulajul debitor al 6814 · Rulajul debitor al 39x = rulajul creditor al 7814 · Rulajul creditor al 49x = rulajul debitor 6814 · Rulajul debitor al 49x = rulajul creditor 7814 · Rulajul creditor al 59x = rulajul debitor 6814 · Rulajul debitor al 59x = rulajul creditor 6814 · Centralizatorul ajustarilor pe fiecare element bilantier DATORII FURNIZORI

· Situatia furnizorilor corespunde cu Balanta analitica a conturilor de furnizori; · De verificat daca mai exista datorii neinregistrate: · De verificat datoria fata de actionari, administratori si alte parti legate; DATORII CU BUGETUL STATULUI

· De verificat statul de salarii cu Balanta conturilor aferente salariilor · De verificat situtia contributiilor si taxelor privind organismele statului cu balanta de verificare a conturilor privind datoriile catre bugetul de stat si cu declaratiile fiscale intocmite · De verificat TVA din decontul de TVA cu jurnalele de TVA si cu Balanta conturilor de TVA CLIENTI

· De verificat situatia analitica a clientilor cu Balanta conturilor de clienti · De verificat daca exista facturi emise si netransmise catre clienti TREZORERIE

· De verificat transferurile interbancare – contul 581 (de regula, trebuie sa se soldeze) · De determinat daca sunt conturi de trezorerie restrictionate; · De verificat 512x cu fiecare extras de cont CHELTUIELI SI VENITURI

· Rulaj debitor 121 = rulaj creditor 6xx · Rulaj creditor 121 = rulaj debitor 7xx · Conturile 6xx si 7xx se soldeaza obligatoriu.

Acestea constituie o parte din verificarile ce trebuie efectuate cu ocazia inchiderii lunare a balantei de conturi. Aceste tehnici dau posibilitatea ca depistarea eventualelor erori sa se faca in timp util, iar consecintele sa fie minine.

_____________________________________________

Cu ajutorul balantei de verificare nu pot fi insa semnalate erorile esentiale de fond, care nu influenteaza egalitatile balantei.

Din aceasta categorie fac parte:

1.erorile de inregistrare in registrul jurnal,

2.erorile de compensatii,

3.erorile de imputare si omisiuni de inregistrare a unor operatii economice.

Erorile de inregistrare in registrul jurnal pot fi cauzate de stabilirea gresita a conturilor corespondente, folosind alte conturi si nu cele ce reflecta just operatia respectiva, inversarea formulei contabile, folosirea altei sume decat cea corecta, inregistrarea unei operatii de doua ori etc.

Erorile de compensatie constau din trecerea gresita a sumelor din documentele justificative sau din jurnal in conturi, trecandu-se o suma in plus intr-o parte a unui cont sau a mai multor conturi si o alta suma in minus, de egala valoare cu suma in plus in aceeasi parte a unui cont sau a mai multor conturi, incat pe total sumele in plus cu cele in minus se anuleaza.

Erorile de imputare sunt cauzate de transcrierea gresita a sumelor din jurnal la un alt cont decat cel folosit in formula contabila.

Omisiunile de inregistrare constau in neinregistrarea in ordine cronologica a unor documente ce oglindesc operatii economice sau financiare.Unele din aceste erori pot fi identificate prin aparitia de solduri necorespunzatoare la unele conturi, neconcordanta intre conturile sintetice si cele analitice. Aparitia ulterioara a documentelor neinregistrate, reclamatiile corespondentilor (clienti, furnizori etc.).

De asemenea, cu ajutorul balantei sah, care reda, pe langa cele trei serii de egalitati , si corespondenta conturilor, se pot descoperi unele din greselile de fond.

Erorile din evidenta cronologica se corecteaza numai prin formule contabile de stornare, iar cele din evidenta sistematica prin taierea sumei gresite cu o linie si scrierea deasupra cu cerneala a sumei corecte.

a) Balanta de verificare (se intocmeste lunar); b) Bilantul contabil (in conformitate cu legislatia din Romania, trebuie intocmite si depuse bilantul semestrial si bilantul anual); c) Contul de profit si pierderi (se intocmeste si se depune cel putin de doua ori pe an, simultan cu bilantul contabil); d) Situatia fluxului de numerar (se poate intocmi pe orice perioada).

A se vedea si Contul

___________________________________________

Caz particular a unor corelatii bazate pe Balanta de Verificare 1.Verificarea soldului contului 371 Marfuri Stiindu-se cum se contabilizeaza marfa intrata si anume: D371 - % C401 C378 C4428 D4426-C401 si scaderea de gestiune: %- C371 D607 D378 D4428 Corelatii sunt: 1.Sold 371= Sold Initial 371+Rulaj Debit 371-(Rulaj Debit607+Rulaj Debit378+Rulaj Debit4428) 2.Rulaj debit 607 -Rulaj Credit 707 = Rulaj Debit 378 3.Verificarea soldului creditor 4428 = Sold final D371 * 19/119

Exemplu: Sold initial Debit 371 = 156.300 lei Sold initial Credit 4428 = 24.955.46 lei intrari in luna: D371 - % 24.133.20 C401 15.600 C378 4.680 C4428 3.853,20 D4426-C401 2.964 Vanzari 5311 - % 24.133.20 C707 20.280 4427 3.853,20 Scaderea gestiunii % - 371 24.133,20 607 15.600 378 4.680 _______________________________ Corelatii: 1.Sold 371= Sold Initial 371+Rulaj Debit 371-(Rulaj Debit607+Rulaj Debit378+Rulaj Debit4428) Sold 371= (Sold Initial 371)156.300 +(Rulaj Debit 371)24.133.20 -((Rulaj Debit607) 15.600+(Rulaj Debit378) 4.680+(Rulaj Debit4428)3.853,20)=156.300 2.Rulaj debit 607 -Rulaj Credit 707 = Rulaj Debit 378 (Rulaj debit 607)15.600 -(Rulaj Credit 707)20.280 = (Rulaj Debit 378) 4.680 3.Verificarea soldului creditor 4428 Sold final D371 * 19/119 = Sold Creditor 4428 156.300 *19/119=24.955,46

_______________________________

A se vedea : Monografie-Comert cu amanuntul (Retail)

_______________________________

Receptia marfii.

O faza importanta in circuitul marfurilor este data de receptia marfurilor.
RECEPŢIA este operaţia de identificare şi verificare cantitativă şi calitativă a marfurilor ce se primesc in depozit.
Se intelege prin:
- marfa: orice produs care formeaza obiectul livrarii sau a contractului de transport;
- furnizor: societatea care livreaza marfurile;
- beneficiar: societatea care primeste marfurile livrate;
 - expeditor: societatea care preda marfurile spre transport;
- caraus: societatea care executa transportul;
- destinatar: societatea care primeste produsele transportate;
- acte de livrare: procesele verbale de receptie sau autoreceptie, facturile , listele de specificatie, avizele de expeditie;
- documente de transport: scrisoarea de trasura sau de transport, conosamentul, foaia de parcurs, buletinul de mesagerii sau alte asemenea documente.
 Livrarea marfurilor se face prin receptie efectiva intre delegatii societatilor furnizoare si beneficiare. Receptia cuprinde identificarea si verificarea cantitativa si calitativa a marfurilor ce se livreaza.
Scopul recepţiei loturilor de mărfuri, care determină şi importanţa sa, consta în :
 - verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte obligaţiile asumate prin contract cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare etc. ;
 - verificarea măsurii în care organele de transport şi-au respectat obligaţiile asumate în legatură cu menţinerea integrităţii cantitative şi calitative a mărfurilor pe toată durata transportului.
 Recepţia mărfurilor este foarte importantă, din punct de vedere economic, pentru consumator, comerţ şi producţie, întrucât ea contribuie la realizarea următoareleor obiective :
- evitare patrunderii în reteaua comercială a mărfurilor necorespunzătoare calitativ, ca structură şi sortiment ;
- evitarea formării stocurilor supranormative, care genereaza imobilizări de fonduri şi plăţi pentru dobanzi;
- influenţarea directă a producătorilor pentru a furniza numai marfuri corespunzatoare standardelor, normelor tehnice si caietelor de sarcini, prin refuzul produselor necorespunzătoare;
- stabilirea răspunderii materiale pentru orice pagubă produsă ca urmarea a recepţionării unor mărfuri necorespunzătoare calitativ sau cantitativ.
 Dintre toate etapele pe care le parcurg loturile de mărfuri, recepţia calitativă şi cantitativă poate genera divergenţe si litigii între furnizor, cărăuş şi beneficiar.
 În acest sens este necesară cunoaşterea răspunderilor ce revin fiecăreia dintre parţi.
Răspunderea furnizorului pentru lipsurile calitative sau cantitative ale mărfurilor se stabilesc în urmatoarele situaţii :
 - nerespectarea riguroasă a calităţii livrate, potrivit normelor şi standardelor de producţie a acestora;
 - nerespectarea normelor tehnice de aambalare, încărcare, manipulare şi fixare în mijlocul de transport ;
 - folosirea pentru ambalare a unor materiale necorespunzatoare ;
 - completarea greşită a documentelor de transport prin înscrierea unor date inexacte, incomplete sau prin înscrierea datelor în alte rubrici decât cele rezervate ;
 - declararea nereală a greutăţii;
 - livrări masiv, nejustificat, care provoacă locaţii şi perturbări în procesul circulaţiei bunurilor;
- absenţa sigiliilor corespunzătoare pe mijloacele de transport.
Expedierea marfurilor este in sarcina furnizorului. Se excepteaza cazurile in care partile, potrivit conditiilor fundamentale, au convenit altfel. Furnizorul poarta raspunderea marfurilor pina in momentul:
1. Predarii lor efective catre beneficiar:
 a) cind receptia se face la furnizor si beneficiarul ridica marfurile direct de la furnizor sau expeditia este in sarcina beneficiarului;
b) cind marfurile au ramas, in urma receptiei sau autoreceptiei facute la furnizor, in custodia acestuia si ridicarea sau expedierea lor este in sarcina beneficiarului;
c) cind receptia se face la beneficiar si marfurile au fost transportate la locul receptiei de furnizor.
2. Predarii lor catre caraus:
 a) cind livrarea marfurilor s-a facut prin receptie sau autoreceptie la furnizor si expedierea lor este in sarcina acestuia;
 b) cind in urma receptiei sau autoreceptiei la furnizor, marfurile ramin in custodia acestuia si expedierea lor este in sarcina furnizorului.
Răspunderile cărăuşului se stabilesc pentru integritatea mărfurilor transportate din momentul primirii şi până la eliberarea lor către beneficiar. Momentul primirii este specificat prin aplicarea unei ştampile pe documentul de transport(foaia de parcurs sau alte documente de transport).
Responsabilitatea cărăuşului pentru consecinţele unui transport necorespunzător se refera la :
 - folosirea unui mijloc de transport neadecvat grupei respective de mărfuri ;
 - prezenţa lipsurilor cantitative rezultate ca urmare a scurgerilor şi avariilor pe timpul transportului ;
- neanunţarea beneficiarului în timp util, pentru a se prezenta sâ îşi primească mărfurile.
Pentru efectuarea receptiei de catre beneficiar, se foloseste documentul NOTA DE INTRARE-RECEPTIE in care se consemneaza (daca este cazul) doua feluri de diferente comparativ cu factura sau cu avizul de insotire a marfurilor:
1.Pierderi pe timpul transportului.
2.Diferente cantitative si calitative,altele decat cele datorate pe timpul transportului. Pierderi pe timpul transportului.
La primirea marfurilor spre transport, carausul este obligat sa verifice:
 a) numarul coletelor, starea ambalajelor si greutatea expeditiei, in cazul expeditiilor de coletarie si mesagerii;
b) natura marfii (in mod sumar), semnele sau marcajele puse de expeditor, respectarea conditiilor tehnice de incarcare si fixare a marfurilor, in cazul transporturilor incarcate in mijloace de transport deschise;
c) natura marfii (in mod sumar), respectarea regulilor tehnice de incarcare si fixare a marfurilor, sigiliile aplicate de expeditor, in cazul transporturilor incarcate pe linia publica in mijloace de transport inchise;
d) sigiliile aplicate de expeditor, in cazul transporturilor incarcate pe liniile de garaj, terenuri sau magazii inchiriate, in mijloace de transport inchise.
Pentru marfurile a caror cantarire este obligatorie, carausul va verifica in toate cazurile prevazute mai sus si greutatea incarcaturii (brutto si brutto minus tara). Primirea transportului creeaza prezumtia ca el este in ordine si indeplineste conditiile.
 1.La receptie pot exista diferente cantitative sau calitative ce apar in mod obiectiv,fara ca sa existe vina carausului.Acestea sunt pierderi pe timpul transportului,aceste pierderi sunt limitate prin acte normative legale si sunt denumite "perisabilitati".
Perisabilitatile pot fi acordate numai dupa o verificare faptica a cantitatilor de produse existente,stabilite prin cantarire, numarare, masurare si prin alte asemenea procedee.
Limitele maxime de perisabilitate in timpul transportului se aplica o singura data pentru cantitatile de produse efectiv intrate sau, dupa caz, livrate, in functie de conditia de livrare stabilita intre furnizor si beneficiar.
 Documentele de transport nu constituie acte de gestiune pentru expeditor si destinatar, pe baza lor neputindu-se opera descarcarea sau incarcarea de gestiune.
Constatarea lipsurilor cantitative si a deficientelor calitative, precum si a divergentelor dintre caraus si destinatar sau beneficiar, se va face numai in prezenta unuia din delegatii furnizorului sau carausului, care va semna procesul verbal de constatare. Orice constatare facuta fara prezenta unui asemenea delegat, este lipsita de putere doveditoare.
Totusi, in cazul in care, datorita unor imprejurari bine stabilite si mentionate in procesul verbal de constatare, destinatarul-beneficiar a fost in imposibilitate de a anunta si a primi in timp util un delegat din partea furnizorului sau carausului, pentru constatarile ce trebuiau facute chiar la locul de primire a marfurilor de la caraus si inainte de descarcarea lor din mijlocul de transport, procesul verbal dresat in aceste conditii de reprezentantul destinatarului beneficiar in prezenta si cu semnatura unuia sau mai multi martori, carora li se vor indica numele, pronumele si adresa completa in procesul verbal, va constitui un inceput de dovada ce va putea fi completat prin orice mijloc de dovada admis de lege.
 2.Diferente cantitative si calitative,altele decat cele datorate pe timpul transportului se consemneaza in nota de intrare receptie si intr-un eventual proces verbal.Daca aceste diferente sunt sensibil mari,marfa se consemneaza a fi in custodie la dispozitia furnizorului.Furnizorul trebuie sa fie anuntat intr-un interval de 48 de ore pentru orice diferenta pentru a-si trimite un reprezentant in vederea efectuarii receptiei definitive. ____________________________________
A se vedea si : Monografie-Comert cu amanuntul (Retail)

Comert cu amanuntul (Retail)