Decont de Cheltuieli.

Pentru ca bonurile caselor de marcat sunt deductibile numai in conditiile date de lege(HG 105/2009) si anume "entitatea justifică cheltuielile efectuate fie prin documente care atestă intrarea în gestiune a bunurilor achiziţionate, fie cu alte documente, cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexează bonul fiscal, documentele respective fiind avizate de persoana care aprobă efectuarea acestor cheltuieli",consider ca este necesar sa ne aducem aminte : Avansurile spre decontare se acorda pe baza referatului de avans spre decontare. In cadrul societatii fiecare compartiment functional isi intocmeste periodic necesarul de aprovizionat. Acest necesar se inainteaza la compartimentul de aprovizionare.Cei raspunzatori de aprovizionarea cu materii prime,materiale,isi intocmesc referatele de avans. In limita plafoanelor privind platile ce se pot face in numerar se elibereaza numerar de la casierie avand la baza referatele de avans spre decontare.

Fiecare referat contine scopul pentru care a fost acordat avansul (deplasari,cumparari de marfuri,etc.)

Avansurile acordate trebuie justificate cu documente astfel: - cumpararea de marfuri se justifica cu factura - deplasarile se justifica cu ordin de deplasare. Avansul neutilizat este restituit la casierie.Nu se acorda un nou avans pana nu se justifica avansul precedent. Evidenta avansurilor se tine pe fiecare titular de avans. Justificarea avansului spre decontare se face in functie de cheltuielile care s-au efectuat astfel: 1.-acordare avans pe baza referatului de avans spre decontare: 542"Avansuri de trezorerie" = 5311"Casa in lei" 2.-cumparare de marfuri pe baza de Factura: % = 542"Avansuri de trezorie" 371"Marfuri" 4426"TVA deductibil" 3.-plati pentru servicii executate de terti pe baza de factura si chitanta: 628"Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti"= 542"Avansuri de trezorerie" 4.-restituirea avansului neutilizat: 5311"Casa in lei" = 542"Avansuri de trezorerie" 5.-acordarea avansului pe baza de ordin de deplasare:542"Avansuri de trezorerie" = 5311"Casa in lei" 6.-justificarea avansului pe baza de documente (factura,tichete,bon,etc)chitanta: 625"Cheltuieli cu deplasari,detasari si transferari" = 542"Avansuri de trezorerie" 7.-restituirea diferentei (in acest caz trebuie restituita suma de...lei) 5311"Casa in lei" = 542"Avansuri de trezorerie"

______________________________________________________

Daca delegatia se intocmeste pentru alte localitati si pentru un numar de n zile(mai mic de 90 de zile).Delegatia nu poate depasi 90 de zile.

Pentru detalii incercati HG 543/1995.

Termenul de depunere a decontului este de 30 de zile de la sosirea delegatului .Nu mai tarziu de inchiderea exercitiului financiar.Daca delegatul face achizitii de marfuri in aceeasi localitate termenul este de 3 zile.

Decont de cheltuieli 1. Serveste ca: - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate; - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans; - document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate. 2. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii. 3. Circula: - la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare; - la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in cazul in care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor efective depaseste avansul primit; - la casieria unitatii pentru plata diferentei, caz in care titularul de avans semneaza pentru primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct. In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a), Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4/a), dupa caz. 4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. 5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul: - denumirea unitatii; - denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului; - numele si prenumele titularului de avans; - avans in valuta sau in valuta si in lei; sume decontate; diferente de restituit/primit; - semnaturi: conducatorul unitatii, seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, titularul de avans, persoana care verifica decontul.

Ar mai fi de adaugat ca pentru organizatii nonprofit diurna ce depaseste 2,5 limita din HG 1860/2006 este asimilata salariilor.De mentionat ca si cheltuiala deductibila la extern : 30 ron cazare fara documente , iar in Europa 35 eur diurna si 35 eur cazare fara documente.

Din punct de vedere fiscal, diurna(se acorda numai daca delegatrea se face inafara localitatii de resedinta si pentru mai mult de 24 de ore) poate avea o componenta deductibila si una nedeductibila . Conform Codului Fiscal, art. 21 pct.3 lit b) au deductibilitate limitata : “suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice ” Cashiers receipts are tax deductible only in the circumstances of law (HG 105/2009)

Definitii privind arhiva.

1. documente – înscrisuri oficiale sau particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi electronice; 2. unitate arhivistică – element component al unui fond sau unei colecţii arhivistice, care se individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă în instrumentul de evidenţă a fondului sau colecţiei; 3. fond arhivistic – totalitatea documentelor create şi/sau deţinute pe parcursul activităţii sau existenţei persoanelor juridice sau fizice, indiferent de suport; 4. colecţie arhivistică – totalitatea documentelor grupate de o persoană juridică sau fizică conform unui anumit criteriu, fără a ţine seama de provenienţa lor; 5. creator de arhive – persoană juridică de drept public sau privat sau persoană fizică , care în decursul activităţii a creat sau creează şi deţine arhive; 6. deţinător de arhive – persoană juridică sau fizică competentă să păstreze, să conserve şi să folosească documente de arhivă în condiţiile prezentei legi; 7. nomenclator arhivistic – listă sistematică a tuturor categoriilor de documente emise, primite sau întocmite pentru uz intern de către un creator în decursul activităţii proprii, având la bază evaluarea acestora pe criteriul structural, tematic, al valorii şi al termenelor de păstrare 8. selecţionare – operaţiune arhivistică prin care se reţin pentru păstrare permanentă documentele care aparţin Patrimoniului Arhivistic Naţional al României şi se elimină cele lipsite de importanţă, în urma evaluării lor conform nomenclatorului arhivistic 9. arhivă publică - arhivă creată şi/sau deţinută de persoane juridice de drept public; 10. arhivă privată – arhivă creată şi/sau deţinută de persoane fizice şi de persoane juridice de drept privat; 11. arhivă electronică – sistem electronic de arhivare, împreună cu totalitatea documentelor arhivate; 12. prelucrare arhivistică – ansamblul operaţiunilor efectuate în scopul realizării evidenţei, inventarierii, selecţionării şi păstrării documentelor de arhivă; 13. protecţia documentelor de arhivă – ansamblu de măsuri normative şi instituţionale vizând identificarea factorilor de risc la care sunt expuse documentele, precum şi procedurile şi activităţile preventive de asigurare, păstrare, conservare şi securitate a acestora; 14. drept de custodie a documentelor – dreptul Arhivelor Naţionale de a păstra, proteja şi conserva documente primite de la persoane fizice şi juridice, respectând dreptul de proprietate al depunătorului; 15. drept de preemţiune – dreptul Arhivelor Naţionale de a avea prioritate la cumpărarea oricărui document cu valoare istorică de la persoane fizice şi juridice.

COMPARTIMENTUL "DEPOZITUL DE ARHIVA"

COMPARTIMENTUL DEPOZITUL DE ARHIVA - informaţii generale despre structura compartimentului de arhivă, organizare, subordonare, calificarea personalului care este desemnat cu atribuţii pe linie de arhivă; - regulamentul de funcţionare a arhivei; - numele şi prenumele şefului direcţiei/compartimentului în subordinea căreia/căruia se află arhiva; - persoana cu atribuţii pe linie de arhivă: numele, prenumele, funcţia, calitatea – arhivar, responsabil cu arhiva, gradul de pregătire, baza legală de funcţionare, dacă are atestat sau nu, atribuţiile din fişa postului, vechimea în munca de arhivă, data ultimei instruiri, modul în care a preluat gestiunea arhivei instituţiei cu proces - verbal de predare-primire); - date generale privind arhiva instituţiei (număr de fonduri arhivistice deţinute, anii extremi, cantitatea în m.l.); - stadiul de prelucrare arhivistică a documentelor (ordonare, inventariere –calitatea inventarelor, selecţionare); - lucrări de selecţionare întocmite; modul de întocmire a unei lucrări de selecţionare (se va urmări dacă documentele care fac obiectul selecţionării se păstrează, în ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de către delegaţii Direcţiei a Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare, în conformitate cu prevederile art. 35 din Instrucţiuni...); - date referitoare la arhivă tehnică ( anii extremi, cantitatea, suportul); - arhivă pe alţi suporţi de informaţie (filme, fotografii, suporţi magnetici etc.) - anii extremi, cantitatea, modul de inventariere; - existenţa în depozitul de arhivă a matricelor sigilare (sigilii şi ştampile); - documente cu valoare practică ( exp. state de plată, cantitate, ani extremi, etc.); - pregătirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional pentru depunere spre păstrare permanentă la Direcţia Arhivelor Naţionale.; - modul de evidenţă a tuturor intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice din depozit (registru de evidenţă curentă a intrărilor şi ieşirilor, registru de depozit, alte instrumente de evidenţă); - condiţiile de păstrare a arhivei (se va urmări dacă instituţia deţine spaţiu special amenajat pentru arhivă, dacă depozitul este destinat prin construcţie arhivei, spaţiul este suficient arhivei existente, sediul şi amplasarea depozitului de arhivă, regimul de proprietate al spaţiului: închiriat, proprietate, suprafaţa depozitului de arhivă); - mijloace de păstrare a documentelor ( rafturi, existenţa mijloacelor de protecţie a documentelor); - se va verifica dacă spaţiul de depozitare dispune de ferestre care să asigure aerisirea naturală, ferestre asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme, instalaţii de climatizare sau ventilaţie, aparate de control (termometre, higrometre etc.), dacă citirile se consemnează într-un caiet de depozit, dacă sunt scări de arhivă, cărucioare de transport interior etc., camere de lucru lângă depozit; - se va verifica dacă spaţiul prezintă factori de degradare (praf, surse de infecţie, lumină solară directă, surse de întreţinere a agenţilor biologici, solicitare la uzură mecanică, pericol de foc, temperaturi excesive, pericol de inundaţii sau infiltraţii de apă, variaţii de temperatură şi umiditate ); dacă în depozitul de arhivă s-a asigurat curăţenia şi ordinea interioară; - se va urmări dacă depozitul este prevăzut cu stingătoare portabile (cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf, cu gaze inerte, alte materiale de stingere a incendiilor (lopeţi, nisip, topoare etc.); - depozitul deţine mijloace de alarmare automată în caz de incendiu, stingere automată a incendiilor; - modul în care este reglementat şi restricţionat accesul în depozit - căile de acces la depozit sunt prevăzute cu uşi metalice sau grilaj metalic la uşi, gratii la ferestre, sistem automat de alarmare antiefracţie, alte sisteme de securitate; - sistematizarea documentelor în depozitul de arhivă; ghidul topografic.

Temei legal:in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, a instrucţiunilor, regulamentelor şi normelor de aplicare a acesteia.

SECRETARIAT-ARHIVA CURENTA

SECRETARIAT si ARHIVA CURENTA: - existenţa şi conţinutul dosarului istoric al instituţiei (denumirea instituţiei şi a forului ierarhic superior, adresa, denumirile succesive purtate, sediile avute, scurt istoric al creatorului şi fondului, domeniul şi obiectul de activitate, structura organizatorică, unităţi subordonate –există / nu există); - date despre nomenclatorul arhivistic ( dacă este primit de la eşalonul superior, dacă este confirmat de către Arhivele Naţionale, modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea arhivei curente); - constituirea arhivei curente (modul de înregistrare a documentelor, registratură generală, modul de completare a registrului de intrare-ieşire, formularul de registru utilizat, modul de repartizare a documentelor la compartimente pentru rezolvare, existenţa unor programe informatice de evidenţă şi gestionare a documentelor); - constituirea şi funcţionarea Comisiei de selecţionare (componenţa, decizia de numire); - folosirea documentelor (în special, eliberarea de certificate, copii sau extrase după documentele create şi/sau deţinute, evidenţa cererilor); - existenţa personalului desemnat (însărcinat) pentru rezolvarea solicitărilor privind eliberarea de copii; - modul de înregistrare a cererilor (în registrul de intrare - ieşire corespondenţă, în registrul special (alfabetic)); - modul în care se eliberează actele la solicitarea petenţilor (copii xerox, alte situaţii); - dacă au existat reclamaţii sau sesizări privind modul de soluţionare a cererilor referitoare la eliberarea unor copii; - rearhivarea dosarelor scoase din depozit pentru soluţionarea cererilor şi consemnarea lor în registrul de depozit .

Temei legal:in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, a instrucţiunilor, regulamentelor şi normelor de aplicare a acesteia.

CECCAR vs Economist angajat

(Economist with salary vs Expert Accountant)

Mare tevatura pe o tema mai mult de orgoliu decat de altceva.

A fi sau a nu fi membru CECCAR -Economist(Expert contabil) sau Economist (Director Financiar,Contabil Sef,etc) Problema trebuie sa o abordez de la a avea o profesie liberala sau a fi angajat.Pentru a fi cat mai clar am sa fac o analogie intre a fi sau a nu fi avocat sau jurist consult. Si juristul consult si avocatul au la baza aceeasi pregatire superioara. 1.A fi avocat insa se cere pe buna dreptate o independenta si o anume competenta.Pentru aceasta avocatul ca sa poarte o asemenea "titulatura" trebuie sa faca parte dintr-o asociatie de profesionisti denumita Barou.Aceasta asociatie se ocupa cu specializarea prin examene,cursuri,etc. Avocatul poate reprezenta orice persoana fizica si juridica in fata instantei.Pentru aceasta el(ea) percepe un anume tarif.Avocatul raspunde numai fata de Barou si lege.Poate constitui asocieri de avocati pentru a se ajuta reciproc."Avocat" este o titulatura data de Barou. 2.A fi jurist inseamna ca este dependent de o anumita institutie(parivata sau nu) si poate reprezenta numai acea institutie in fata instantei.Pentru munca depusa el primeste un salariu.Raspunde numai in fata de acea institutie.El nu poate fi independent(impartial). Sigur ca Juristul Consult si Avocatul au la baza aceeasi competenta(facultate).Diferenta intre ei este ca avocatul a "aderat" la o profesie liberala pe cand juristul s-a angajat la o institutie oarecare. La fel,si Expertul Contabil (Consultant Fiscal,Evaluator,Lichidator,Auditor) si Economistul angajat la o institutie, au aceeasi pregatire economica superioara.Diferenta consta in a face parte dintr-o asociatie "speciala" sau nu, in a avea o profesie liberala sau nu; 1.A fi Expert Contabil inseamna ca ai o anumita competenta si bineinteles independenta, competenta data de o asociatie numita CECCAR si recunoscuta de autoritati. Exercitarea profesiei,intr-o astfel de organizatie,iti asigura,pe langa protectie si schimbul permanent de experienta desfasurat intr-un cadrul colegial organizat si pregatirea profesionala continua.CECCAR,este o organizatie profesionala nonprofit.Nu te obliga nimeni sa faci parte din ea.Se inscriu in aceasta organizatie, doar cei care-i accepta statutul si doresc sa activeze in mod organizat si sa aiba,in fata atacurilor nemiloase ale statului si nu numai,protectia strict necesara.Avand o profesie liberala Expertul Contabil NU poate fi angajat cu salariu.Pentru munca prestata el percepe un tarif (dat de CECCAR).El este competent in a semna (raspunde in fata legii) orice evidenta contabila,bilant,expertiza, cu care detine un contract de prestari servicii. Pot constitui ca si avocatii societati formate din experti contabili sau pot fiinta societati de expertiza contabila."Expert Contabil" este o titulatura data de CECCAR.(nota personala: suna urat "expert contabil",se putea gasi o titulatura mai buna) Definiţie Profesie liberală desemnează o ocupaţie intelectuală, exercitată de o persoană pe cont propriu, liber profesionist, care face parte, în mod obligatoriu, dintr-un ordin profesional. DEX-ul defineşte profesiunea liberă ca fiind profesiunea exercitată de o persoană pe cont propriu (fără să fie angajată permanent într-o instituţie sau întreprindere). 2.A fi Economist cu atributii de (Director Economic,Director Financiar,Contabil Sef,etc) nu este cu nimic mai prejos decat Expertul Contabil,raspunde in fata institutiei angajatoare cat si in fata legii ca angajat.Reprezinta in fata organelor statului institutia sa.Si el poate sa se autoperfectioneze sau sa faca cate specializari doreste.El este competent in a semna (raspunde in fata legii) numai evidenta contabila a institutiei,bilantul si pentru asta el este salarizat.Sigur ca poate fi angajat in acelasi timp si de o alta (sau alte) institutii. Desigur si economistii ce NU fac parte din asociatiile "speciale" pot sa-si constituie propria asociatie (o denumire ar fi Asociatia Economistilor Contabili) si de exemplu sa poarte denumirea de "Economisti experti" si in acest cadru sa se perfectioneze continuu,etc. -Cu ce e mai prejos un economist angajat Director Economic la o mutinationala de renume ,cu un salariu de 10.000 de euro pe luna si care conduce un departament cu sute de functionari si un expert contabil de la CECCAR? A se vedea si : Camera Auditorilor Financiari din Romania; Asociatia Nationala a Evaluatorilor din România – ANEVAR; Uniunea Nationala a Practicienilor în Reorganizare si Lichidare din Romania; Alte cateva profesii liberale: Uniunea Nationala a Barourilor din Romania Colegiul Psihologilor din Romania. Uniunea Nationala a Executorilor Judecatoresti din România; Corpul Expertilor Tehnici din România – CETR; Colegiul Farmacistilor din România; Uniunea Nationala a Practicienilor în Reorganizare si Lichidare din România; Colegiul Medicilor din România, Asociatia Medicilor Stomatologi cu Practica Privata din România; Colegiul Medicilor Veterinari din România; Uniunea Nationala a Notarilor Publici din România; Clubul Român de Presa; Ordinul Geodezilor din România.

Sper ca am fost destul de limpede. PS. Si pe timpul lui Ceausescu existau asemenea persoane cu atributii speciale : avocati ,experti contabili(dupa iesirea la pensie),experti tehnici...nu e nimic nou...

Iata si o definitie frumoasa: " Profesiune liberală desemnează o ocupaţie intelectuală, care ţine de cultura spiritului (arhitectură, filosofie, drept, medicină) sau/şi care depinde de un "ordin", de un organism profesional neconvenţional, cu un mod special de remunerare "

Declaratie ptr somaj-modificata

Declaratia lunara privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata la bugetul asigurarilor pentru somaj se modifica din august 2009.

In Monitorul oficial nr. 579 / 2009 a fost publicat Ordinul MMFPS nr. 1454 / 2009 pentru modificarea si completarea Procedurii privind declararea lunara de catre angajatori a evidentei nominale a asiguratilor si a obligatiilor de plata la bugetul asigurarilor pentru somaj, aprobata prin Ordinul ministrului muncii, solidaritatii sociale si familiei nr. 405 / 2004.

ca urmare a aplicarii acestui ordin “Declaratia privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata la bugetul asigurarilor pentru somaj” nu va mai contine denumirea angajatorului ci doar codul fiscal, codul numeric personal al angajatorului persoana fizica sau codul unic de inregistrare atribuit prin certificatul de inregistrare angajatorilor persoane fizice.

Raporturi de munca suspendate.

Pentru declararea orelor din programul de lucru in care raporturile de munca ale salariatilor au fost suspendate in temeiul art. 52 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 53 / 2003 – Codul Muncii si pentru care salariatii respectivi si angajatorul acestora au fost scutiti de plata contributiilor la bugetul asigurarilor pentru somaj in temeiul art. 2 din OUG nr. 28/2009, aferente perioadei care a trecut de la data intrarii in vigoare a ordonantei de urgenta, angajatorii care au beneficiat de dispozitiile acestei ordonante de urgenta au obligatia de a declara orele respective prin depunerea de declaratii rectificative, in termen de doua luni de la data de 20 august 2009.

Bonul fiscal.(Cash voucher)

Referitor la condiţiile în care bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale pot fi înregistrate în contabilitate ca documente justificative,mentionez ca prin HG nr.105 / 2009 au fost abrogate prevederile HG nr.831 / 1997 pentru aprobarea modelelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, precum şi toate ordinele ministrului economiei şi finanţelor care au fost emise având ca temei legal hotărârea mai sus menţionată. Astfel, a fost abrogat şi OMFP nr.293/2006 pentru modificarea OMFP nr.1714 / 2005 privind aplicarea prevederilor HG nr.831 / 1997, ordin în conformitate cu prevederile căruia, bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale, erau considerate documente care stau la baza înregistrării în contabilitatea cheltuielilor.

In concluzie conform HG nr.105 / 2009, bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale pot fi înregistrate în contabilitate ca documente justificative numai în umătoarele cazuri: - în cazul achiziţionării carburanţilor auto pe bază de bon fiscal, bonurile sunt documente justificative care stau la baza înregistrării cheltuielilor în contabilitate dacă sunt ştampilate şi au înscrise denumirea cumpărătorului şi numărul de înmatriculare a autovehiculului. Înregistrarea în contabilitate a bunurilor achiziţionate sau a serviciilor prestate, achitate cu numerar sau card bancar, pe bază de bon fiscal, se poate efectua numai în următoarele trei condiţii:

1. când entitatea solicită furnizorului factura aferentă bunurilor livrate sau serviciilor prestate, având ca anexă bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal

2.când entitatea justifică cheltuielile efectuate fie prin documente care atestă intrarea în gestiune a bunurilor achizitionate,

3.cu alte documente cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexează bonul fiscal, documentele respective fiind aprobate de persoana care autorizează efectuarea acestor cheltuieli.

Toate bonurile de casa trebuie sa fie stampilate pe verso !!!