Pentru ca bonurile caselor de marcat sunt deductibile numai in conditiile date de lege(HG 105/2009) si anume "entitatea justifică cheltuielile efectuate fie prin documente care atestă intrarea în gestiune a bunurilor achiziţionate, fie cu alte documente, cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexează bonul fiscal, documentele respective fiind avizate de persoana care aprobă efectuarea acestor cheltuieli",consider ca este necesar sa ne aducem aminte :
Avansurile spre decontare se acorda pe baza referatului de avans spre decontare.
In cadrul societatii fiecare compartiment functional isi intocmeste periodic necesarul de aprovizionat.
Acest necesar se inainteaza la compartimentul de aprovizionare.Cei raspunzatori de aprovizionarea cu materii prime,materiale,isi intocmesc referatele de avans.
In limita plafoanelor privind platile ce se pot face in numerar se elibereaza numerar de la casierie avand la baza referatele de avans spre decontare.
Fiecare referat contine scopul pentru care a fost acordat avansul (deplasari,cumparari de marfuri,etc.)
Avansurile acordate trebuie justificate cu documente astfel:
- cumpararea de marfuri se justifica cu factura
- deplasarile se justifica cu ordin de deplasare.
Avansul neutilizat este restituit la casierie.Nu se acorda un nou avans pana nu se justifica avansul precedent.
Evidenta avansurilor se tine pe fiecare titular de avans.
Justificarea avansului spre decontare se face in functie de cheltuielile care s-au efectuat astfel:
1.-acordare avans pe baza referatului de avans spre decontare:
542"Avansuri de trezorerie" = 5311"Casa in lei"
2.-cumparare de marfuri pe baza de Factura:
% = 542"Avansuri de trezorie"
371"Marfuri"
4426"TVA deductibil"
3.-plati pentru servicii executate de terti pe baza de factura si chitanta:
628"Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti"= 542"Avansuri de trezorerie"
4.-restituirea avansului neutilizat:
5311"Casa in lei" = 542"Avansuri de trezorerie"
5.-acordarea avansului pe baza de ordin de deplasare:542"Avansuri de trezorerie" = 5311"Casa in lei"
6.-justificarea avansului pe baza de documente (factura,tichete,bon,etc)chitanta:
625"Cheltuieli cu deplasari,detasari si transferari" = 542"Avansuri de trezorerie"
7.-restituirea diferentei (in acest caz trebuie restituita suma de...lei)
5311"Casa in lei" = 542"Avansuri de trezorerie"
______________________________________________________ Daca delegatia se intocmeste pentru alte localitati si pentru un numar de n zile(mai mic de 90 de zile).Delegatia nu poate depasi 90 de zile.
Pentru detalii incercati HG 543/1995.
Termenul de depunere a decontului este de 30 de zile de la sosirea delegatului .Nu mai tarziu de inchiderea exercitiului financiar.Daca delegatul face achizitii de marfuri in aceeasi localitate termenul este de 3 zile.
Decont de cheltuieli
1. Serveste ca:
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
2. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.
3. Circula:
- la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor penalizari de intarziere, care semneaza de verificare;
- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in cazul in care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor efective depaseste avansul primit;
- la casieria unitatii pentru plata diferentei, caz in care titularul de avans semneaza pentru primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a), Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4/a), dupa caz.
4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- numele si prenumele titularului de avans;
- avans in valuta sau in valuta si in lei; sume decontate; diferente de restituit/primit;
- semnaturi: conducatorul unitatii, seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, titularul de avans, persoana care verifica decontul.
Ar mai fi de adaugat ca pentru organizatii nonprofit diurna ce depaseste 2,5 limita din HG 1860/2006 este asimilata salariilor.De mentionat ca si cheltuiala deductibila la extern : 30 ron cazare fara documente , iar in Europa 35 eur diurna si 35 eur cazare fara documente.
Din punct de vedere fiscal, diurna(se acorda numai daca delegatrea se face inafara localitatii de resedinta si pentru mai mult de 24 de ore) poate avea o componenta deductibila si una nedeductibila . Conform Codului Fiscal, art. 21 pct.3 lit b) au deductibilitate limitata : “suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice ”
Cashiers receipts are tax deductible only in the circumstances of law (HG 105/2009)
