COMPARTIMENTUL DEPOZITUL DE ARHIVA
- informaţii generale despre structura compartimentului de arhivă, organizare, subordonare, calificarea personalului care este desemnat cu atribuţii pe linie de arhivă;
- regulamentul de funcţionare a arhivei;
- numele şi prenumele şefului direcţiei/compartimentului în subordinea căreia/căruia se află arhiva;
- persoana cu atribuţii pe linie de arhivă: numele, prenumele, funcţia, calitatea – arhivar, responsabil cu arhiva, gradul de pregătire, baza legală de funcţionare, dacă are atestat sau nu, atribuţiile din fişa postului, vechimea în munca de arhivă, data ultimei instruiri, modul în care a preluat gestiunea arhivei instituţiei cu proces - verbal de predare-primire);
- date generale privind arhiva instituţiei (număr de fonduri arhivistice deţinute, anii extremi, cantitatea în m.l.);
- stadiul de prelucrare arhivistică a documentelor (ordonare, inventariere –calitatea inventarelor, selecţionare);
- lucrări de selecţionare întocmite; modul de întocmire a unei lucrări de selecţionare (se va urmări dacă documentele care fac obiectul selecţionării se păstrează, în ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de către delegaţii Direcţiei a Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare, în conformitate cu prevederile art. 35 din Instrucţiuni...);
- date referitoare la arhivă tehnică ( anii extremi, cantitatea, suportul);
- arhivă pe alţi suporţi de informaţie (filme, fotografii, suporţi magnetici etc.) - anii extremi, cantitatea, modul de inventariere;
- existenţa în depozitul de arhivă a matricelor sigilare (sigilii şi ştampile);
- documente cu valoare practică ( exp. state de plată, cantitate, ani extremi, etc.);
- pregătirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional pentru depunere spre păstrare permanentă la Direcţia Arhivelor Naţionale.;
- modul de evidenţă a tuturor intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice din depozit (registru de evidenţă curentă a intrărilor şi ieşirilor, registru de depozit, alte instrumente de evidenţă);
- condiţiile de păstrare a arhivei (se va urmări dacă instituţia deţine spaţiu special amenajat pentru arhivă, dacă depozitul este destinat prin construcţie arhivei, spaţiul este suficient arhivei existente, sediul şi amplasarea depozitului de arhivă, regimul de proprietate al spaţiului: închiriat, proprietate, suprafaţa depozitului de arhivă);
- mijloace de păstrare a documentelor ( rafturi, existenţa mijloacelor de protecţie a documentelor);
- se va verifica dacă spaţiul de depozitare dispune de ferestre care să asigure aerisirea naturală, ferestre asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme, instalaţii de climatizare sau ventilaţie, aparate de control (termometre, higrometre etc.), dacă citirile se consemnează într-un caiet de depozit, dacă sunt scări de arhivă, cărucioare de transport interior etc., camere de lucru lângă depozit;
- se va verifica dacă spaţiul prezintă factori de degradare (praf, surse de infecţie, lumină solară directă, surse de întreţinere a agenţilor biologici, solicitare la uzură mecanică, pericol de foc, temperaturi excesive, pericol de inundaţii sau infiltraţii de apă, variaţii de temperatură şi umiditate ); dacă în depozitul de arhivă s-a asigurat curăţenia şi ordinea interioară;
- se va urmări dacă depozitul este prevăzut cu stingătoare portabile (cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf, cu gaze inerte, alte materiale de stingere a incendiilor (lopeţi, nisip, topoare etc.);
- depozitul deţine mijloace de alarmare automată în caz de incendiu, stingere automată a incendiilor;
- modul în care este reglementat şi restricţionat accesul în depozit - căile de acces la depozit sunt prevăzute cu uşi metalice sau grilaj metalic la uşi, gratii la ferestre, sistem automat de alarmare antiefracţie, alte sisteme de securitate;
- sistematizarea documentelor în depozitul de arhivă; ghidul topografic.
Temei legal:in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, a instrucţiunilor, regulamentelor şi normelor de aplicare a acesteia.
