SECRETARIAT si ARHIVA CURENTA:
- existenţa şi conţinutul dosarului istoric al instituţiei (denumirea instituţiei şi a forului ierarhic superior, adresa, denumirile succesive purtate, sediile avute, scurt istoric al creatorului şi fondului, domeniul şi obiectul de activitate, structura organizatorică, unităţi subordonate –există / nu există);
- date despre nomenclatorul arhivistic ( dacă este primit de la eşalonul superior, dacă este confirmat de către Arhivele Naţionale, modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea arhivei curente);
- constituirea arhivei curente (modul de înregistrare a documentelor, registratură generală, modul de completare a registrului de intrare-ieşire, formularul de registru utilizat, modul de repartizare a documentelor la compartimente pentru rezolvare, existenţa unor programe informatice de evidenţă şi gestionare a documentelor);
- constituirea şi funcţionarea Comisiei de selecţionare (componenţa, decizia de numire);
- folosirea documentelor (în special, eliberarea de certificate, copii sau extrase după documentele create şi/sau deţinute, evidenţa cererilor);
- existenţa personalului desemnat (însărcinat) pentru rezolvarea solicitărilor privind eliberarea de copii;
- modul de înregistrare a cererilor (în registrul de intrare - ieşire corespondenţă, în registrul special (alfabetic));
- modul în care se eliberează actele la solicitarea petenţilor (copii xerox, alte situaţii);
- dacă au existat reclamaţii sau sesizări privind modul de soluţionare a cererilor referitoare la eliberarea unor copii;
- rearhivarea dosarelor scoase din depozit pentru soluţionarea cererilor şi consemnarea lor în registrul de depozit .
Temei legal:in conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, a instrucţiunilor, regulamentelor şi normelor de aplicare a acesteia.
