Suna anacronic "registre" in conditiile date de implementarea IT-ului in tehnica de evidenta contabila contemporana.Legea contabilitatii prevede insa ca obligatorii trei registre ,potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) si Cartea mare (cod 14-1-3). Se mai adauga si Registrul de Corespondenta prin legea comerciala.
Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.Leguitorul nu lasa sa se foloseasca altfel aceste registre aratand si modul de tinere si completare: ordonata si pertinenta standardizandu-le astfel.
Desi poarta denumirea de "registre" ,registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.
Pentru securizarea datelor, paginile din registre se numeroteaza iar numerotarea se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.
Clasic orice document ce sta la baza inregistrarii in contabilitate se conteaza (chiar pe acel document,ex: 604 - 401;4426-401)iar contarea se trece direct in registrul jurnal sau in registre jurnal auxiliare,intermediare iar totalurile acestora se trece in registrul jurnal.
1.Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare.
Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.
Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor etc.
Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.
Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
Editarea Registrului-jurnal se efectueaza la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.
Nota:prin exceptie persoanele fizice care desfasoara activitati independente si conduc contabilitatea in partida simpla, in conformitate cu prevederile legale, intocmesc Registrul jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b), precum si alte documente de evidenta prevazute de legislatia in domeniu .
Orice contabilitate trebuie ajustata la realitate prin inventariere faptica.Daca am face o analogie intre un film si contabilitate as spune ca inregistrarea contabila este un cadru luat la un moment dat iar registrul jurnal este "filmul" activitatii.Ultimul cadru este inventarul.Ne arata de unde s-a plecat si unde s-a ajuns.Ultimul cadru este si primul cadru intr-un nou film (exercitiu financiar) N+1.Bilantul este recenzia ultimului cadru si implicit primului cadru.
2.Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege, pe baza de inventar faptic.
In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.
Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora la sfarsitul exercitiului financiar.
In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului financiar.
Bilantul: pe baza Registrului-inventar si a balantei de verificare de la 31 decembrie se intocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare anuale, ale carui posturi, in conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, si ale reglementarilor contabile aplicabile, trebuie sa corespunda cu datele inscrise in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de activ si de pasiv stabilita pe baza inventarului.
3.Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului. Registrul Cartea mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
Editarea Cartii mari se efectueaza la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.
Cartea mare este tot un registu jurnal insa structurat nu dupa factorul timp (si structura organizatorica a firmei) ci dupa conturile folosite.Acest jurnal este foarte important pentru contabil deoarece sistematizeaza evenimentele dupa felul conturilor folosite, rulajele si soldurile conturilor fiind trecute intr-un tabel special numit Balanta de Verificare .Sensul si rostul registrului Cartea mare este de a furniza date pentru balanta de verificare.
Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc raportarile contabile stabilite potrivit legii.
Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a raportarilor contabile, la alte perioade prevazute de actele normative in vigoare si ori de cate ori se considera necesar.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabila care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor elementelor de activ si de pasiv la un moment dat.
Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor si sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Pentru stabilirea rulajelor se preia in Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului, care se inscrie pe randul destinat in acest scop.
Pastrarea registrelor: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza in unitate timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Persoanele fizice care utilizeaza tehnica de calcul trebuie sa asigure listarea acestora in orice moment pe parcursul celor 10 ani de pastrare.
Forme de inregistrare in contabilitate
Principalele forme de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economico-financiare in cazul unitatilor care conduc contabilitatea in partida dubla sunt: "pe jurnale", "maestru-sah" si forma combinata "maestru-sah cu jurnale".
In cadrul formei de inregistrare in contabilitate "pe jurnale", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (cod 14-1-3);
- jurnale auxiliare;
- Balanta de verificare.
Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).
Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se intocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).
Notele de contabilitate se intocmesc pe baza de note justificative sau note de calcul si se inregistreaza in mod cronologic in Registrul-jurnal.
Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operatiuni, cum sunt:
1. Jurnal privind operatiunile de casa si banca (cod 14-6-5);
2. Jurnal privind decontarile cu furnizorii (cod 14-6-6);
3. Situatia incasarii-achitarii facturilor (cod 14-6-7);
4. Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri (cod 14-6-8);
5. Jurnal privind salariile si contributia pentru asigurari sociale, protectia sociala a somerilor si asigurarile de sanatate (cod 14-6-10);
6. Jurnal privind operatiuni diverse (cod 14-6-17).
Lunar sau la alta perioada prevazuta de lege, in fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare inregistrate in cursul lunii (perioadei), totaluri care se inscriu in Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitica se poate tine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatiuni diverse etc.) sau specifice, folosite in acest scop.
In cadrul formei de inregistrare "maestru-sah", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a);
- Balanta de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru inregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, la fel ca in cazul formei de inregistrare "pe jurnale".
In vederea inregistrarii in Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare, evaluare, contare). Daca pentru acelasi fel de operatiuni exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza cu ajutorul documentelor cumulative intocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea operatiuni.
Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se intocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).
In cazul utilizarii formei de inregistrare combinata "maestru-sah cu jurnale", pe langa fomularele mentionate la forma de inregistrare "maestru-sah" se utilizeaza jurnalele auxiliare specifice formei de inregistrare "pe jurnale".
