Salariatii au dreptul la decontarea cheltuielilor efectuate cu cazarea numai daca sunt delegati sau detasati intr-o localitate amplasata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca, caz in care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru. Decontarea acestor cheltuieli se face numai pe baza documentelor justificative: facturi si alte documente similare.
In situatia in care salariatii delegati sau detasati se deplaseaza cu autoturismul proprietate personala, se accepta pentru decontare contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcursi pe distanta cea mai scurta. Decontarea se efectueaza de asemenea pe baza documentelor justificative: factura sau bonurile fiscale emise de casa de marcat.
De cele mai multe ori, inainte de plecarea in deplasare, pentru achitarea contravalorii cheltuielilor de cazare si transport, pe baza ordinului de deplasare/detasare salariatii primesc un avans in numerar. Avansul acordat acesta trebuie sa fie limitat la numarul zilelor de deplasare, fara a depasi un interval mai mare de 30 de zile calendaristice.
La intoarcerea din deplasare, fiecare salariat are obligatia sa justifice avansul primit pe baza de documente la care anexeaza ordinul de serviciu. Pe ordinul de serviciu, salariatul detasat este obligat sa obtina de la firma la care se deplaseaza viza si stampila conducatorului acesteia (sau a inlocuitorului acestuia) dupa ce a fost completata data si ora sosirii si a plecarii.
Firma are posibilitatea sa isi exercite dreptul de deducere a TVA evidentiata in astfel de documente conform cu articolul 146, alineatul 1, litera a din Codul fiscal si prin punctul 46 din normele de aplicare ale acestui act normativ.
Astfel, deducerea TVA se face numai pe baza urmatoarelor documente in original:
- pentru cheltuielile de cazare si alte cheltuieli permise la decontare: exemplarul original al facturii completat cu toate informatiile obligatorii precizate la art. 155 alin. (5). Pentru justificarea cheltuielilor privind transportul sau cazarea in hoteluri sau alte unitati similare, factura poate fi emisa si pe numele salariatilor aflati in deplasare in interesul serviciului.
- pentru carburantii auto achizitionati: bonurile fiscale emise conform O.U.G. nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, stampilate si cu inscrierea numelui cumparatorului si a numarului de inmatriculare a autovehiculului.
