1. Abordări conceptuale, elemente structurale
Organizarea şi funcţionarea întreprinderii sunt orientate spre realizarea obiectivelor sale în sensul că fiecare componentă organizatorică sau acţiune trebuie să corespundă unor cerinţe clar definite reieşite din obiectivele acesteia.
Sistemele de conducere a unei întreprinderi reprezintă totalitatea elementelor componente şi a relaţiilor dintre acestea structurate într-un anumit cadru organizatoric în care se desfăşoară proceslee de conducere ale activităţii în ansamblul său.
Sistemul de conducere al unei întreprinderi şi componentele sale se prezintă astfel: Există un sistem alcătuie din două componente principale:
1. structura de conducere
2. procesul de conducere.
La rândul său, structura de conducere cuprinde structura organizatorică şi sistemul informaţional. Procesul de conducere este structurat în 4 componente şi anume:
- structura informală, metodele şi tehnicile de conducere utilizate, stilurile de conducere precum şi metodele de fundamentare şi transmitere a deciziilor.
Se mai poate spune că sistemul de conducere a unei întreprinderi este definit de următoarele componente şi anume: subsistemul decizional sau conducător; subsistemul operaţional sau condus; subsistemul informaţional sau de legătură.
Elementele care formează cadrul organizaţional sunt decisive pentru existenţa, funcţionarea şi dezvoltarea întreprinderii.
2. Structura organizatorică, expresie a organizării formale a întreprinderii
Structura organizatorică este definită ca ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice şi al relaţiilor dintre acestea astfel constituite încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor prestabilite.
Structura organizatorică poate fi considerată drept scheletul firmei şi cuprinde două părţi:
a) structura de conducere sau funcţională;
b) structura de producţie sau operaţională.
În cadrul acestor părţi se regăsesc componentele primare şi anume postul, funcţia, compartimentul, relaţiile organizatorice, ponderea ierarhică, nivelul ierarhic.
Postul este alcătuit din ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor desemnate pe anumite perioade de timp fiecărui component al firmei. Obiectivele postului se regăsesc în sistemul piramidal al obiectivelor firmei. O altă componentă a postului este autoritatea formală sau competenţa organizaţională ce poate fi ierarhică atunci când acţionează asupra persoanelor şi funcţională când se exercită asupra unor activităţi.
În afara autorităţii formale, titularii postului deţin şi autoritate profesională exprimată de nivelul de pregătire şi experienţa de care dispune o persoană.
Funcţia constituie factorul care generalizează posturi asemănătoare din punct de vedere al ariei de cuprindere, a autorităţii şi responsabilităţii.
Funcţiile pot fi grupate în:
- funcţii de conducere
- funcţii de execuţie.
Compartimentele sunt rezultatul agregării unor posturi şi funcţii cu conţinut similar şi/sau complementar reunind persoane care desfăşoară activităţi relativ omogene şi solicită cunoştinţe specializate dintr-un anumit domeniu, sunt amplasate într-un anumit spaţiu şi subordonate nemijlocit unei singure persoane.
Compartimentele pot fi:
- operaţionale
- funcţionale.
Relaţiile organizatorice sunt alcătuite din ansamblul legăturilor dintre componentele structurii stabilite prin reglementări oficiale. Relaţiile organizatorice pot fi:
- autoritate
- cooperare
- de control
- de reprezentare.
Nivelurile ierarhice sunt alcătuite din ansamblul subdiviziunilor organizatorice plasate pe linii orizontale la aceeaşi distanţă faţă de managementul de vârf al firmei.
Numărul de niveluri ierarhice este influenţat de dimensionarea firmei, diversitatea activităţilor, complexitatea producţiei dar şi de competenţa managerilor.
Ponderea ierarhică reprezintă numărul persoanelor conduse nemijlocit de un cadru de conducere şi înregistrează valori diferite. Astfel pe verticala structurii organizatorice creşte către nivelurile inferioare iar pe orizontala structurii organizatorice se amplifică pe măsura trecerii de la compartimente cu activitate tehnico-economică spre compartimente cu activitate operaţională.
Structura organizatorică prin modul de combinare a resurselor umane, materiale şi financiare condiţionează eficienţa desfăşurării activităţii necesare realizării obiectivelor, precum şi calitatea şi operativitatea sistemului decizional şi configuraţia sistemului informaţional.
Sistemul organizaţional trebuie să realizeze obiectivele stabilite în condiţiile minimizării costului economic şi social, contribuind astfel la armonizarea intereselor individuale şi de grup.
Funcţionalitatea structurii organizatorice este condiţionată atât de factori endogeni cât şi exogeni firmei, analiza acestora constituind o rezervă nelimitată în creşterea eficienţei managementului firmei.
Alături de această formă de organizare poate exista şi o organizare informală alcătuită din ansamblul grupărilor şi al relaţiilor interumane stabilite spre satisfacerea unor interese personale.
Această organizare informală, deşi însoţeşte organizarea formală acţionează, de cele mai multe ori, independent de aceasta. Cauzele apariţiei organizării informale ţin de afectivitate, satisfacţii, interese, aspiraţii, nivel de pregătire, calificare şi origine socială.
Componentele organizării informale sunt grupul informal, liderul informal, relaţiile informale.
Între cele două tipuri de organizare este o strânsă interdependenţă determinată de unele asemănări şi anume: sunt constituite în cadrul aceleeaşi organizaţii, servesc realizării unor obiective, au un caracter dinamic şi general.
Se deosebesc prin marea mobilitate a organizării informale şi subordonarea acesteia realizării unor aspiraţii personale.
Influenţele organizării informale pot fi atât pozitive cât şi negative, rolul managementului formal constând în cadrul organizării formale, realizându-se astfel încât obiectivele individuale cât şi cele de grup.
Variabila organizaţională este reprezentată de factorii interni sau externi unităţii care condiţionează caracteristicile acesteia dar şi factori tipologici utilizaţi în abordarea comparativă a mai multor firme.
Variabilele organizatorice sunt:
- dimensiunea firmei
- complexitatea firmei
- caracteristicile procesului tehnologic
- nivelul dotării tehnic
- gradul de specializare şi cooperare în producţie
- dispoziţia teritorială
- caracterul procesului de desfacere
- ritmul de înnoire a produselor şi tehnologiilor.
Acestea influenţează configuraţia structurii organizatorice precum şi componentele acesteia. De aici reiese necesitatea identificării factorilor care ţin de managementul firmei şi de luarea lor în consideraţie, când se utilizează diferite metode şi tehnici de conducere.
Clasificarea structurii organizatorice se face folosind 2 criterii:
1. după morfologia structurii respectiv componente, mod de îmbinare şi raporturile ce se stabilesc între elementele de natură funcţională şi operaţională se disting utmătoarele tipuri de structuri;
a) structura ierarhică se caracterizează printr-un număr redus de componente operaţionale, fiecare persoană fiind subordonată unui singur şef iar conducerea fiecărui compartiment exercită toate atribuţiile conducerii la acel nivel;
b) structura funcţională caracterizată prin existenţa compartimentelor operaţionale şi funcţionale, conducătorii sunt specializaţi într-un anumit domeniu iar executanţii primesc ordine atât de la şefii ierarhici cât şi de la conducerea compartimentelor funcţionale;
c) structura ierarhic-funcţională caracterizată prin existenţa componentelor operaţionale şi funcţionale. Executanţii sunt subordonaţi şefului ierarhic.
2. Criteriul ce ţine seama de funcţionalitatea, eficienţa, flexibilitatea structurii:
a) privat tradiţionale
b) sisteme birocratice
c) sisteme moderne.
3. Cerinţe şi etape în proiectarea unei structuri organizatorice eficiente
Procesul de analiză, proiectare, evaluare şi îmbunătăţire a structurii organizatorice presupune respectarea următoarelor cerinţe:
1. asigurarea unui evantai optim al subordonării adică una dintre cele mai valoroase calităţi ale unei structuri organizatorice este supleţea ei caracterizată printr-un număr mic de nivele ierarhice;
2. crearea şi dependenţa compartimentelor, adică fiecare funcţiune ce prezintă importanţă pentru realizarea politicii şi obiectivelor unei întreprinderi trebuie să se constituie într-un compartiment specializat.
Există patru criterii de corelare a compartimentelor specializate:
- importanţa lor
- frecvenţa legăturilor dintre ele
- interdependenţa lor
- competenţa managerului.
3. asigurarea unei conduceri şi a unor servicii funcţionale competente. Un serviciu funcţional nu este eficient pentru întreprindere decât dacă este alcătuit din persoane responsabile, operaţionale, competente, active şi eficiente.
4. asigurarea economiei de comunicaţii. O structură eficientă trebuie să minimizeze volumul comunicaţiilor nestandardizate şi necodificate
5. folosirea delegării în cadrul procesului de conducere. Pentru problemele curente de rutină conducerea trebuie să fie descentralizată şi cât mai aproape de executanţi.
Procesul de analiză şi proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea următoarelor etape:
- analiza obiectivelor întreprinderii
- definirea activităţilor şi stabilirea conţinutului lor
- proiectarea compartimentelor, gruparea lor şi stabilirea relaţiilor dintre ele
- proiectarea propriu-zisă a structurii organizatorice
- evaluarea funcţionalităţii şi a laturii constructive a întreprinderii.
Fiind un element dinamic şi complex, structura organizatorică necesită perfecţionări continue pe baza unor studii realiste care să fie bazate pe conceptele ştiinţei manageriale.
4. Documente de formalizare a structurii organizatorice a întreprinderii
Pentru formalizarea unei structuri organizaotrice se folosesc următoarele documente:
a) regulamentul de organizare şi funcţionare care cuprinde cinci părţi şi anume:
- prima parte, denumită organizarea firmei, cuprinde dispoziţii generale, actul normativ de înfiinţare, obiectul de activitate, tipul societăţii, statutul juridic şi prezentarea structurii organizatorice;
- partea a doua se referă la atribuţiile firmei;
- în partea a treia se fac precizări cu privire la conducerea firmei. Se precizează care sunt atribuţiile adunării generale a acţionarilor, atribuţiile consiliului de administraţie, atribuţiile conducerii executive cu detalierea responsabilităţilor pentru funcţiile de director general şi director pe funcţiuni;
- partea a patra cuprinde atribuţiile ş diagrama de relaţii pentru fiecare compartiment funcţional şi operaţional;
- partea a cincea cuprinde dispoziţii generale.
b) fişa postului este un document operaţional important ce prezintă în detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta să-şi poată exercita în condiţii normale activitatea. Fişa postului cuprinde:
- denumirea şi obiectivele postului
- compartimentul din care face parte
- competenţele şi responsabil
- cerinţe referitoare la studii, vechime şi aptitudini.
Fişa postului serveşte ca document organizatoric indispensabil fiecărui salariat şi ca suport pentru evaliarea muncii acestuia.
c) organigrama – o reprezentare grafică a structurii organizatorice a întreprinderii şi redă o parte din componentele structurii, şi anume:
- compartimente
- nivelurile ierarhice
- relaţiile organizaţionale
- ponderea ierarhică.
Organigrama este un instrument important folosit în analiza managementului firmei. Din punct de vedere al sferei de cuprindere pot fi:
- organigrame generale
- organigrame parţiale.
Din punct de vedere al modului de ordonare a compartimentelor şi a relaţiilor dintre ele, organigramele pot fi:
- piramidale,
- circulare,
- orientate de la dreapta la stânga.
