Regimul formularelor financiar-contabile

Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel: - persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente; - fiecare formular va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fi e secvential(a), stabilit(a) de societate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; - persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fi ecare exercitiu fi nanciar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document. Registrele de contabilitate In cadrul formei de inregistrare in contabilitate “pe jurnale” prevazuta de normele metodologice a OMFP 3.512/2008, principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (cod 14-1-3); - jurnale auxiliare; - Balanta de verifi care. In cadrul formei de inregistrare “maestru-sah”, principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a); - Balanta de verifi care. In cazul utilizarii formei de inregistrare combinata “maestru-sah cu jurnale”, pe langa fomularele mentionate la forma de inregistrare “maestru-sah” se utilizeaza jurnalele auxiliare specifi ce formei de inregistrare “pe jurnale”. Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, registrele de contabilitate obligatorii pentru persoanele prevazute la art.1: societatile comerciale, societatile/ companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, precum si persoanele fi zice care desfasoara activitati producatoare de venituri, subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate sau in Romania, sunt: Registrul-jurnal, cod 14-1-1, Registrul-inventar, cod 14-1-2, si Cartea mare, cod 14-1-3. Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita in orice moment identifi carea si controlul operatiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor. Registrul-jurnal, cod 14-1-1, este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-fi nanciare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal. Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justifi cativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate. Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor etc. Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. Editarea Registrului-jurnal se efectueaza la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii. Persoanele fi zice care desfasoara activitati independente si conduc contabilitatea in partida simpla, in conformitate cu prevederile legale, intocmesc Registrul jurnal de incasari si plati, cod 14-1-1/b, precum si alte documente de evidenta prevazute de legislatia in domeniu. Registrul-inventar, cod 14-1-2, este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se intocmeste la infi intarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege, pe baza de inventar faptic. In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, sufi cient de detaliate pentru a putea justifi ca continutul fi ecarui post al bilantului. Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fi ecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifi ca continutul acestora la sfarsitul exercitiului fi nanciar. In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului fi nanciar. Pe baza Registrului-inventar si a balantei de verifi care de la 31 decembrie se intocmeste bilantul care face parte din situatiile fi nanciare anuale. Cartea mare, cod 14-1-3 este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului. Registrul Cartea mare poate contine cate o fi la pentru fi ecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verifi care. Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se efectueaza la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii. Balanta de verifi care este documentul contabil utilizat pentru verifi carea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc raportarile contabile stabilite potrivit legii. Balanta de verifi care a conturilor sintetice, precum si balantele de verifi care ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului fi nanciar sau la termenele de intocmire a raportarilor contabile, la alte perioade prevazute de actele normative in vigoare si ori de cate ori se considera necesar. Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza in unitate timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului fi nanciar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de la constatare. Persoanele fi zice care utilizeaza tehnica de calcul trebuie sa asigure listarea acestora in orice moment pe parcursul celor 10 ani de pastrare.