1. Notiunea, continutul si functiile balantei de verificare
Operatiile economice care se realizeaza zi de zi intr-o unitate economica se inregistreza in conturi. In orice moment al activitatii economice, fiecare cont in parte pune in evidenta situatia elementelor patrimoniale: existentele la inceputul perioadei, cresterile, micsorarile, totalul miscarilor cumulate de la inceputul anului, dar si existentele finale.
Necesitatile de conducere, control si analiza a activitatii unitatilor patrimoniale impun generalizarea si prezentarea, intr-un tablou de ansamblu, a intregii activitati desfasurate. Metoda contabilitatii impune ca periodic, si in mod obligatoriu cu ocazia elaborarii bilantului, sa se faca verificarea exactitatii inregistrarilor facute in contabilitate, cit si a calculelor efectuate cu ocazia determinarii rulajelor, sumelor totale si a soldurilor conturilor.
Balanta de verificare sau balanta conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente. Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare, in care se inscriu datele valorice preluate din conturi.
In cadrul balantei de verificare se obtin anumite egalitati structurale si globale proprii dublei inregistrari si corespondentei conturilor.
Aceste egalitati exprima un echilibru permanent intre aceste date, de unde provine si denumirea de ”balanta”. Balanta de verificare contine toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind inscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfirsitul lunii pentru care se incheie balanta respectiva. Legea contabilitatii prevede ca ”pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor se intocmeste, lunar, balanta de verificare”.
Din cele prezentate mai sus, reiese si definitia balantei de verificare, si anume:
a) Functia de verificare a exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi.
Aceasta functie consta in controlul si identificarea erorilor de inregistrare in conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei. Inregistrarea gresita a unor operatii economice ca urmare a nerespectarii principiului dublei inregistrari, trecerea eronata a sumelor din Registrul Jurnal in Registrul Cartea Mare si de aici in balanta, efectuarea unor calcule gresite in formulele contabile complexe, stabilirea eronata a rulajelor si a soldurilor conturilor, determina inegalitati intre totalurile balantei, care se semnalizeaza cu ajutorul ei, fapt ce ii confera caracterul unui instrument de verificare, de control. Lipsa unei egalitati valorice sau a unor corelatii constituie dovada existentei unor erori, care trebuie sa fie identificate si corectate. Desi in conditiiile utilizarii calculatoarelor electronice in munca de contabilitate creste exactitatea calculelor, functia de control a balantei de verificare se mentine, iar corelatiile pe care se bazeaza, servesc la prevederea unor chei de control in programele de lucru ale echipamentelor moderne de prelucrare a datelor.
b) Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant
Balanta de verificare concentreaza informatiile din toate conturile folosite in contabilitatea curenta a unitatii. Aceasta legatura se concretizeaza in faptul ca datele din bilantul anual reprezinta soldurile finale ale conturilor, preluate din balanta de verificare prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului. Soldurile initiale ale conturilor la inceputul anului sunt preluate din bilantul anual, potrivit principiului intangibilitatii bilantului de deschidere a unui exercitiu care trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent.
c) Functia de legatura dintre conturile sintetice si cele analitice
Aceasta functie consta in intocmirea unor balante de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfasoara pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balante se controleaza concordanta care trebuie sa existe intre datele inregistrate in contul sintetic si conturile sale analitice.
d) Functia de centralizare a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale
Gruparea si centralizarea datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de verificare ofera conducerii unitatilor posibilitatea de a cunoaste totalul modificarilor intervenite in volumul si structura patrimoniului economic, rezultatele financiare obtinute in urma activitatilor desfasurate etc..
Cuprinzind, sub forma centralizata, toate datele privitoare la existentele si miscarile elementelor patrimoniale inregistrate in conturile sintetice si analitice, pe o anumita perioada de timp, balanta de verificare asigura compararea datelor de la inceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfirsitul ei si cu alte perioade de gestiune expirate. Astfel, se pot stabili schimbarile produse in marimea si structura patrimoniului economic, eficienta plasarii resurselor etc..
e) Functia de analiza a activitatii economice
Balanta de verificare are un rol deosebit de important in analiza situatiei economico - financiare pe perioade scurte de timp, si in intervalul dintre doua bilanturi, fiind astfel, singurul instrument care furnizeaza informatiile necesare conducerii operative a unitatilor patrimoniale. Aceasta analiza are anumite limite comparativ cu analiza care se poate realiza pe baza bilantului contabil, cu ajutorul balantelor de verificare obtinandu-se un grad mai redus de sintetizare a datelor contabile.
2. Clasificarea balantelor contabile
Balantele de verificare a conturilor se clasifica dupa mai multe criterii, si anume:
a) Dupa natura conturilor pe care le contin pot fi balante de verificare ale conturilor sintetice (generale) si balante de verificare ale conturilor analitice.
Balantele de verificare ale conturilor sintetice se intocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice si cuprind toate conturile sintetice folosite in contabilitatea curenta a unei unitati patrimoniale, intr-o anumita perioada de gestiune.
Balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc inaintea elborarii balantei conturilor sintetice, pe baza datelor preluate din conturile analitice. Balantele de verificare analitice se intocmesc pentru fiecare cont sintetic care a fost desfasurat pe conturi analitice. Aceste balante se mai numesc si balante de verificare auxiliare sau secundare. Spre deosebire de balanta de verificare a conturilor sintetice, care este una singura pe intreprindere, numarul balantelor de verificare ale conturilor analitice depinde de numarul conturilor care au fost desfasurate pe conturi analitice.
b) Dupa numarul de egalitati pe care le cuprind, balantele de verificare ale conturilor sintetice pot fi: balante de verificare cu o egalitate, balante de verificare cu doua egalitati, balante de verificare cu trei egalitati si balante de verificare cu patru egalitati. Ele pot fi intocmite intr+o singura varianta sau in doua variante.
1. Balanta de verificare cu o singura egalitate
Balanta de verificare cu o egalitate se prezinta in doua variante: fie ca balanta a sumelor, fie ca balanta a soldurilor. Ea cuprinde numai o singura egalitate:
Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare
(∑Tsd) (∑Tsc)
sau:
Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
2. Balanta de verificare a conturilor cu doua egalitati
Denumita si balanta sumelor si a soldurilor rezulta din combinarea balantei sumelor cu balanta soldurilor. Ea cuprinde patru coloane, doua pentru totalul sumelor debitoare si creditoare si doua coloane pentru soldurile finale, debitoare si creditoare.
Egalitatile sunt:
1) Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare
(∑Tsd) (∑Tsc)
2) Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
3) Balanta de verificare a conturilor cu trei egalitati
Balanta de verificare a conturilor cu trei egalitati se caracterizeaza prin separarea soldurilor initiale de rulajele lunii curente. Ea se intocmeste in doua variante:
a. balanta tabelara;
b. balanta de verificare sah.
Balanta de verificare cu trei egalitati a fost conceputa pentru sporirea proprietatilor informative ale balantelor de verificare cu una si cu doua egalitati. Pe baza ei se pot stabili urmatoarele egalitati:
1) Totalul soldurilor initiale = Totalul soldurilor initiale
debitoare (∑Sid) creditoare (∑Sic)
2) Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare
(∑Rd) (∑Rc)
3) Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
In plus, cu ajutorul acestei balante de verificare se poate stabili si urmatoare corelatie: totalul rulajelor din balanta de verificare trebuie sa fie egal cu totalul rulajelor din evidenta cronologica (din Registrul Jurnal). Cu toate avantajele pe care le ofera balanta de verificare cu trei egalitati in forma tabelara, fata de balansa de verificare cu doua egalitati, ea prezinta su neajuns, si anume: desi reda volumul valoric al activitatii desfasurate intr-o perioada de gestiune, nu reflecta natura operatiilor efectuate.
Pentru inlaturarea acestui neajuns se foloseste balanta de verificare cu trei egalitati in forma sah. Aceasta permite si redarea corespondentei conturilor in care s-au inregistrat operatiile economice in functie de continutul lor economic.
Balanta de verificare sah se prezinta sub forma unei table de sah, intocmita dupa principiul matriceal. Cu ajutorul ei se obtin aceleasi trei egalitati, cu deosebirea ca aceste trei egalitati nu se mai obtin intre totalurile coloanelor perechi, ci la intretaierea randurilor cu coloanele, in care rulajele din perioada curenta se inscriu pe conturi corespondente.
4) Balanta de verificare a conturilor cu patru egalitati
Aceasta balanta reprezinta o combinare a balantei de sume si solduri cu balanta de rulaje lunare cu solduri initiale. Din acest motiv, ea mai poarta denumirea de balanta de rulaje lunare cu sume precedente. Cu ajutorul ei se obtin urmatoarele egalitati:
1) Totalul sumelor debitoare Totalul sumelor creditoare
din balanta (perioada) = din balanta (perioada)
precednta (∑Tsdp) precednta (∑Tscp)
2) Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare
ale lunii curente (∑Rd) ale lunii curente (∑Rc)
3) Totalul sumelor debitoare la = Totalul sumelor creditoare la
data intocmirii balantei data intocmirii balantei
(∑Tsdf) (∑Tscf)
4) Totalul soldurilor finale = Totalul soldurilor finale
debitoare (∑Sfd) creditoare (∑Sfc)
Balanta de verificare cu patru egalitati se intocmeste in doua variante, care iau nastere din continutul diferit al primelor coloane, astfel:
a) in cazul lunii ianuarie, balanta de verificare cu patru egalitati cuprinde soldurile initiale debitoare si creditoare, iar egalitatea se stabileste intre aceste totaluri ale soldurilor initiale debitoare si creditoare;
b) la sfirsitul celorlalte luni ale anului, primele doua coloane contin date privind totalul sumelor precedente debitoare si creditoare.
Cu toate avantajele pe care le prezinta fata de celelalte balante de verificare, balanta conturilor cu patru egalitati are urmatorul neajuns: nu reflecta rulajele conturilor din lunile precedente. Acestea sunt cumulate cu soldurile initiale de la inceputul anului.
Inlaturarea acestui neajuns s-ar putea realiza prin intocmirea unei balante de verificare cu cinci egalitati.
