Notele explicative

Notele explicative fac parte integrantă din situaţiile financiare ale unei companii, indiferent dacă acestea sunt simplificate sau complexe şi concură la crearea unei imagini cât mai fidele asupra activelor, datoriilor, a rezultatului perioadei şi a poziţiei financiare şi economice a societăţii. Sunt reglementate de OMFP 3055/2009 şi numără de regulă 10 note explicative înglobate la sfârşitul situaţiilor financiare şi structurate astfel:

1.Active imobilizate
2.Provizioane
3.Repartizarea profitului
4.Analiza rezultatului din exploatare
5.Situația creanțelor și datoriilor
6.Principii, politici și metode contabile
7.Participații și surse de finanțare
8.Informații privind salariații și membrii organelor de administrație, conducere și de supraveghere
9.Exemple de calcul și analiză a principalilor indicatori economico-financiari
10.Alte informații

1. Notele explicative se prezintă sistematic, pentru fiecare element semnificativ din bilanţ şi din contul de profit şi pierdere:

* Notele explicative trebuie să cuprindă informații privind metodele de evaluare aplicate diferitelor elemente din situațiile financiare anuale și metodele utilizate pentru calcularea ajustărilor de valoare. Pentru elementele incluse în situațiile financiare anuale care sunt sau au fost inițial exprimate în monedă străină (valută), trebuie prezentate bazele de conversie utilizate pentru a le exprima în moneda națională.
* În notele explicative trebuie cuprinse, de asemenea, următoarele informații:
- denumirea și sediul social ale fiecăreia dintre entitățile în care entitatea deține fie direct, fie printr-o persoană care acționează în nume propriu, dar în contul entității, interese de participare reprezentând un procent de capital de cel puțin 20%, prezentând: proporția de capital deținută, valoarea capitalului și rezervelor, profitul sau pierderea entității respective pentru ultimul exercițiu financiar pentru care au fost aprobate situațiile financiare anuale. Informațiile privind capitalul, rezervele și profitul sau pierderea entității în care se deține interesul de participare pot fi omise dacă sunt doar de o importanță neglijabilă în înțelesul pct. 9;
- denumirea, sediul principal sau sediul social și forma juridică ale fiecăreia dintre entitățile la care entitatea este asociat cu răspundere nelimitată.
Notele explicative trebuie să menționeze şi:
- denumirea și sediul social ale entității care întocmește situațiile financiare anuale consolidate ale celui mai mare grup de entități din care face parte entitatea în calitate de filială;
- denumirea și sediul social ale entității care întocmește situațiile financiare anuale consolidate ale celui mai mic grup de entități din care face parte entitatea în calitate de filială.
- locul de unde pot fi obținute copii ale situațiilor financiare anuale consolidate, cu condiția ca acestea să fie disponibile.
* Trebuie să se menționeze, dacă situațiile financiare anuale au fost întocmite în conformitate cu Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, și cu prevederile cuprinse în OMFP nr. 3055/2009.
* Următoarele informații trebuie prezentate cu claritate și repetate ori de cât ori este necesar, pentru buna lor înțelegere:
- denumirea entității care face raportarea;
- faptul că situațiile financiare anuale sunt proprii acesteia și nu grupului;
- data la care s-au încheiat sau perioada la care se referă situațiile financiare anuale;
- moneda în care sunt întocmite situațiile financiare anuale;
- exprimarea cifrelor incluse în raportare (de exemplu, lei sau mii lei).
* O entitate prezintă următoarele date, în cazul în care ele nu au fost prezentate în situațiile financiare anuale:
- locul principal unde își desfășoară activitatea, dacă este diferit de sediul oficial;
- o descriere a naturii activității desfășurate și principalele domenii de activitate;
- denumirea societății-mamă și cea a deținătorului final în cadrul grupului (dacă este cazul);
- orice altă informație care, în opinia directorilor și administratorilor, ajută la prezentarea unei imagini fidele asupra entității.
Notele explicative prezintă natura și scopul comercial ale angajamentelor entității, care nu sunt incluse în bilanț, și impactul financiar al acelor angajamente asupra entității, atunci când riscurile sau beneficiile provenind din asemenea angajamente sunt semnificative și în măsura în care prezentarea unor asemenea riscuri sau beneficii este necesară pentru evaluarea poziției financiare a entității.
* Dacă entitatea raportoare a avut tranzacții cu entități legate, ea trebuie să prezinte tranzacțiile încheiate cu entitățile legate, inclusiv suma acestor tranzacții, natura relației cu entitatea legată și alte informații referitoare la tranzacții, necesare pentru o înțelegere a poziției financiare a entității raportoare, dacă asemenea tranzacții sunt semnificative și nu au fost încheiate în condiții normale de piață. Informațiile referitoare la tranzacții individuale pot fi agregate după natura lor, cu excepția cazului când informația separată este necesară pentru o înțelegere a efectelor tranzacțiilor cu entitatea legată, asupra poziției financiare a entității raportoare.

2. În ceea ce priveşte elementele din bilanţ, notele explicative trebuie să cuprindă:

* Informaţii privind:
- duratele de viață utilă sau ratele de amortizare utilizate;
- metodele de amortizare utilizate;
- creșterile de valoare a imobilizărilor, cu indicarea separată a acelora apărute din procesul de dezvoltare internă;
- valoarea imobilizărilor necorporale în curs.
* Atunci când imobilizările necorporale prezentate în bilanț cuprind cheltuieli de dezvoltare, în notele explicative trebuie prezentate următoarele informații:
- perioada pe parcursul căreia valoarea cheltuielilor imobilizate este sau urmează să fie amortizată; și
- motivele care au determinat recunoașterea acestora ca active (beneficii economice viitoare etc.).
* În cazul în care fondul comercial achiziționat de către o entitate este prezentat în bilanț la imobilizări necorporale, atunci perioada aleasă pentru amortizarea acestuia și motivele pentru care a fost aleasă acea perioadă trebuie să fie prezentate în notele explicative.
* Notele explicative trebuie să prezinte, pentru fiecare grupă de imobilizări corporale, următoarele informații:
- bazele de evaluare folosite în determinarea valorii contabile brute (cost istoric sau valoare reevaluată). Dacă s-au folosit baze diferite de evaluare, atunci trebuie prezentată pentru fiecare grupă în parte valoarea contabilă brută a respectivei grupe;
- metodele de amortizare folosite;
- valoarea imobilizărilor corporale în curs.
* În cazul în care elementele imobilizărilor corporale sunt exprimate la valori reevaluate, trebuie prezentate data și condițiile de efectuare a reevaluării.
* Se menționează existența oricăror certificate de participare, obligațiuni convertibile sau valori mobiliare sau drepturi similare, cu indicarea numărului acestora și a drepturilor pe care le conferă. Prezentarea în notele explicative a acestor informaţii la imobilizări financiare sau investiții pe termen scurt se face în funcție de intenția entității cu privire la durata deținerii titlurilor de valoare, de până la un an sau mai mult de un an.
* O entitate prezintă informații care să permită utilizatorilor situațiilor sale financiare să evalueze importanța instrumentelor financiare pentru poziția și performanța sa financiară.
* Se specifică toate situațiile în care entitatea a depus garanții sau a gajat, respectiv a ipotecat active proprii pentru garantarea unor obligații în favoarea unui terț, menționându-se, de asemenea și valoarea acestora.
* În cazul existenței de garanții, o entitate prezintă:
- valoarea contabilă a activelor financiare pe care le-a gajat drept garanții reale pentru datorii sau datorii contingente; și
- termenii și condițiile aferente gajării.
* Când o entitate deține garanții reale și are dreptul de a vinde sau regaja garanția reală în lipsa imposibilității de respectare a obligațiilor de către proprietarul garanției reale, aceasta prezintă:
- valoarea justă a oricăror astfel de garanții reale vândute sau regajate, și dacă entitatea are sau nu obligația de a le returna; și
- termenii și condițiile asociate cu utilizarea garanțiilor reale.
* Pentru împrumuturile de plată recunoscute la data de raportare, o entitate prezintă:
- detaliile oricăror neexecutări ale obligațiilor privind durata principalului, dobânda, condițiile de rambursare a acelor împrumuturi de plată;
- încălcări ale condițiilor aferente acordului de împrumut, care permit creditorului să solicite rambursarea accelerată. Informațiile nu se solicită dacă încălcările au fost remediate sau condițiile împrumutului au fost renegociate la data de raportare sau înainte de aceasta;
- valoarea contabilă a împrumuturilor de plată, pentru care nu a fost onorată obligația la data de raportare; și
- dacă obligația neexecutată a fost remediată sau dacă au fost renegociate condițiile împrumuturilor de plată, înainte ca situațiile financiare să fie autorizate pentru emitere.
* Se prezintă în notele explicative costul de achiziție sau costul de producție al stocurilor evidențiate în bilanț și metodele de evaluare a stocurilor. Dacă, în situații excepționale, administratorii decid să modifice metoda de evaluare pentru un anumit element de stocuri sau alte active fungibile, trebuie prezentate următoarele informații:
- motivul modificării metodei; și
- efectul financiar asupra rezultatului exercițiului financiar.
* Trebuie prezentată, de asemenea, valoarea stocurilor gajate în contul datoriilor.
* O entitate trebuie să prezinte în notele explicative subclasificări ale creanțelor prezentate în bilanț, clasificate într-o manieră corespunzătoare activității desfășurate, iar sumele de încasat de la entitățile afiliate și întreprinderile asociate trebuie prezentate separat.
* În notele explicative se menționează sumele datorate de entitate care devin exigibile după o perioadă mai mare de cinci ani, precum și valoarea totală a datoriilor entității acoperite cu garanții reale depuse de aceasta, cu indicarea naturii și formei garanțiilor. Aceste informații trebuie prezentate distinct pentru fiecare element bilanțier de natura datoriilor, potrivit formatului de bilanț.
* În cazul în care entitatea a emis pe parcursul exercițiului financiar valori mobiliare, se prezintă următoarele informații:
- tipul valorilor mobiliare emise;
- pentru fiecare categorie de valori mobiliare emise: valoarea de emisiune și suma primită.
* În cazul în care obligațiunile emise de o entitate sunt deținute de o persoană nominalizată sau împuternicită de către acea entitate, în notele explicative se menționează valoarea nominală a obligațiunilor respective și valoarea contabilă a acestora.
* În cazul obligațiilor pentru care nu s-au constituit provizioane, se prezintă următoarele informații:
- valoarea exactă sau estimată a acelei obligații;
- natura juridică a obligației și efectul acesteia;
- dacă entitatea a depus o garanție semnificativă cu privire la acea obligație și, în caz afirmativ, natura acelei garanții.
* De asemenea, se prezintă informații referitoare la alte obligații financiare viitoare pentru care nu s-au constituit provizioane, dar care sunt relevante pentru a aprecia situația economică a entității.
* Pentru orice garanție semnificativă care a fost constituită trebuie făcută o prezentare detaliată. Valoarea totală a oricăror angajamente financiare, în cazul în care nu îndeplinesc condițiile pentru a fi recunoscute în bilanț, trebuie să fie prezentate în mod clar în notele explicative, în măsura în care aceste informații sunt utile pentru evaluarea poziției financiare a entității.
* Orice angajamente privind pensiile și entitățile afiliate trebuie prezentate distinct.
* Dacă în timpul exercițiului financiar o sumă este transferată la sau de la provizioane, următoarele informații se prezintă în notele explicative:
- valoarea provizioanelor la începutul exercițiului financiar;
- sumele cu care provizioanele au fost majorate sau diminuate în cursul exercițiului financiar;
- natura, sursa sau destinația oricăror astfel de transferuri;
- valoarea provizioanelor la sfârșitul exercițiului financiar.
* Referitor la capitalul entității se oferă următoarele informații:
- dacă entitatea nu are capital autorizat (valoarea până la care administratorii sau directorii, pot majora capitalul social, prin emisiune de noi acţiuni), valoarea capitalului subscris;
- dacă, conform actului de înființare, entitatea are capital autorizat, valoarea acestuia, precum și valoarea capitalului subscris în momentul înființării entității sau în momentul autorizării entității pentru începerea activității și în momentul oricărei modificări a capitalului autorizat;
- numărul și valoarea acțiunilor subscrise în cursul exercițiului financiar în limitele unui capital autorizat.
- dacă există mai multe clase de acțiuni sau părți sociale, numărul și valoarea nominală pentru fiecare clasă.
* În cazul în care capitalul social cuprinde și acțiuni răscumpărabile, se furnizează următoarele informații:
- data cea mai apropiată și data limită la care entitatea poate răscumpăra respectivele acțiuni;
- dacă acele acțiuni trebuie răscumpărate obligatoriu sau dacă răscumpărarea este la alegerea entității sau a acționarilor;
- dacă trebuie plătită o primă de răscumpărare și, în caz afirmativ, care este valoarea acesteia.
* În ceea ce privește eventualele drepturi legate de distribuirea acțiunilor, se furnizează următoarele informații:
- numărul, descrierea și valoarea acțiunilor care fac obiectul exercitării acestor drepturi;
- perioada pe parcursul căreia drepturile pot fi exercitate;
- prețul care trebuie plătit pentru acțiunile distribuite.
* Pentru fiecare categorie de rezerve inclusă în capitalurile proprii, se descrie natura sa și scopul pentru care a fost constituită.

3. Informații referitoare la elementele din contul de profit și pierdere:

* Notele explicative trebuie să cuprindă informații privind cifra de afaceri netă, defalcată pe segmente de activități și pe piețe geografice, în măsura în care aceste segmente și piețe diferă substanțial unele față de altele, ținând seama de modul de organizare a vânzării de produse și a furnizării de servicii rezultate din activitățile curente ale entității.
* Informațiile pe segmente de raportare, respectiv segmente de activitate și segmente geografice, sunt elaborate conform politicilor contabile adoptate pentru întocmirea și prezentarea situațiilor financiare anuale.
* Se prezintă în mod distinct totalul onorariilor percepute, aferente exercițiului financiar, de auditorul statutar sau firma de audit pentru auditul statutar al situațiilor financiare anuale, totalul onorariilor percepute pentru alte servicii de asigurare, totalul onorariilor percepute pentru servicii de consultanță fiscală și totalul onorariilor percepute pentru orice alte servicii decât cele de audit statutar.
* În notele explicative trebuie incluse informații privind numărul mediu de persoane angajate în cursul exercițiului financiar, defalcat pe categorii și, dacă acestea nu sunt prezentate distinct în contul de profit și pierdere, cheltuielile cu personalul aferente exercițiului financiar.
* Se menționează suma indemnizațiilor acordate în exercițiul financiar membrilor organelor de administrație, conducere și de supraveghere în virtutea responsabilităților acestora, precum și orice angajamente generate sau asumate privind pensiile pentru foștii membri ai acestor organe, indicându-se valoarea totală a angajamentelor pentru fiecare categorie.
* Se prezintă suma avansurilor și creditelor acordate membrilor organelor de administrație, conducere și de supraveghere, cu indicarea ratelor dobânzii, principalelor condiții și a oricăror sume restituite, precum și a angajamentelor asumate în numele acestora sub forma garanțiilor de orice fel, cu indicarea totalului pe fiecare categorie.
* Se prezintă măsura în care calcularea profitului sau pierderii exercițiului financiar a fost afectată de o evaluare a elementelor care, prin derogare de la principiile contabile generale și regulile de evaluare prevăzute de prezentele reglementări, a fost efectuată în exercițiul financiar curent sau într-un exercițiu financiar precedent în vederea obținerii de facilități fiscale. Atunci când influența unei asemenea evaluări asupra cheltuielilor viitoare cu impozitul pe profit este semnificativă, trebuie prezentate detalii.
* Se prezintă diferența dintre cheltuiala cu impozitul pe profit/venit aferentă exercițiului financiar curent și exercițiilor financiare precedente și suma impozitelor rămasă de plată pentru aceste exerciții, cu condiția că această diferență să fie semnificativă pentru obligațiile fiscale viitoare. De asemenea, se include reconcilierea dintre rezultatul contabil al
exercițiului financiar și rezultatul fiscal, așa cum este prezentat în declarația de impozit pe profit.
* În notele explicative trebuie să se prezinte separat propunerea de repartizare a profitului net pe destinații, astfel:
- sumele repartizate la rezerve;
- sumele repartizate pentru acoperirea pierderilor contabile din anii precedenți;
- dividende;
- alte repartizări.