Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila
Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
La elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:
a) cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de actualizare a acestor proceduri, în funcţie de modificările intervenite în legislaţie;
b) cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare automată a datelor de către personalul implicat şi respectarea acestora;
c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;
d) stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire;
e) soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului informatic;
f) verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcţionare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;
g) verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;
h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.
Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:
a) să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
d) să asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări ulterioare;
e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicată;
g) să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
i) să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:
- data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;
- jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;
- numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j) să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
k) să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:
- tipul documentului sau al situaţiei;
- denumirea unităţii;
- perioada la care se referă informaţia;
- datarea listărilor;
- paginarea cronologică;
- precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;
l) să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii;
m) să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru formulare;
n) să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
o) să nu permită:
- deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;
- modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
- suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;
- editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii;
p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
r) să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate;
- reţea de calculatoare;
- portabilitatea fişierelor de date;
s) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
- preluări pe loturi cu control ulterior;
- preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor două tipuri;
t) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile;
u) să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
v) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.
Elaboratorii de programe informatice au obligaţia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.
Unităţile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
Utilizatorul trebuie:
- să se asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;
- să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate;
- să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul.
Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-program şi ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie "împrospătate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.
Responsabilităţile ce revin personalului unităţii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne.
Text extras din Ordinul MEF nr. 3512 / 2008 - privind documentele financiar - contabile.
