a - Noţiunea şi clasificarea registrelor
Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul cărora se realizează înregistrarea operaţiilor economice şi financiare în conturi şi furnizarea, pe această bază, de informaţii privind situaţia şi mişcarea patrimoniului. Ele se prezintă sub forma unor caiete, foi volante, fişe sau documente informatice cu conţinutul şi structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.
Teoria şi practica contabilă au generat o diversitate de forme privind conţinutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de înregistrare a operaţiilor economice şi financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:
- evidenţa cronologică;
- evidenţa sistematică;
- realizarea combinată a celor două feluri de evidenţe.
Evidenţa cronologică, organizată cu ajutorul registrelor, se realizează prin intermediul unui jurnal, ce serveşte la înregistrarea operaţiilor în ordinea în care au fost efectuate în timp. În practică, în acest scop se utilizează documentul numit "Registrul jurnal", precum şi "Nota de contabilitate".
Evidenţa sistematică, prin intermediul registrelor, înseamnă înregistrarea operaţiilor economico-financiare în funcţie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub formă de cheltuieli şi venituri. În asemenea registre se înscriu operaţiile care au fost deja înregistrate, cronologic, în registrul jurnal.
În categoria acestor registre sunt incluse:
- fişele de conturi fără dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare şi, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. În activitatea practică sunt denumite "fişe de cont pentru operaţii diverse" (care sunt numai fişe valorice, pentru debit, credit, sold). În cazul evidenţei bunurilor de natura stocurilor, aceste fişe conţin în plus, pe lângă coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrată, ieşită, stoc) şi sunt denumite "fişe de cont pentru valori materiale".
- jurnalele pentru creditul conturilor, în care documentele justificative, în care sunt consemnate operaţiile patrimoniale se înscriu în ordine cronologică.
Registrele pentru evidenţa combinată se utilizează la unităţile mici, care nu folosesc multe conturi şi în care se efectuează înregistrările, atât în ordine cronologică, cât şi în mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).
După sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidenţă contabilă se împart în:
- registre pentru evidenţa sintetică, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-şah, în funcţie de forma de înregistrare contabilă folosită de unitate;
- registre pentru evidenţa analitică ce se pot concretiza sub formă de fişe valorice sau cantitativ valorice sau diferite situaţii al căror conţinut informaţional se stabileşte de unitatea patrimonială;
- registre pentru realizarea combinată a celor două forme de evidenţă.
b - Conţinutul, completarea şi gestionarea registrelor
Normele legale din ţara noastră prevăd ca principale registre de contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar şi Registrul "cartea mare". Registrele de contabilitate reprezintă, alături de bilanţ şi contul de profit şi pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea.
Registrele de contabilitate sunt documente contabile
obligatorii în care unităţile patrimoniale înregistrează, periodic, cronologic şi sistematic, operaţiunile economico-financiare, consemnate în documente justificative, care produc modificări în patrimoniul acestora.
Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, zilnic sau lunar, în mod cronologic, operaţiune cu operaţiune, fără spaţii libere, fără ştersături, toate operaţiile privind mişcările patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se întocmeşte într-un singur exemplar, de către regiile autonome, societăţile comerciale, instituţiile publice, unităţile cooperatiste, asociaţiile şi celelalte persoane juridice, după ce a fost numerotat, şnuruit, certificat şi parafat. Acest registru se parafează de către organele în drept, la începerea activităţii unităţii, precum şi ori de câte ori este cazul.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie, etc.) şi în cursul aceleiaşi zile, pot fi înregistrate într-un document centralizator care, la rândul său, stă la baza înregistrării în registrul jurnal.
Registrul jurnal se poate prezenta sub două forme:
•registrul - jurnal general;
•registrul - jurnal auxiliar, pentru operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării - achitării facturilor, situaţia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unităţile patrimoniale care au un volum mare de operaţiuni de înregistrat.
Acest registru serveşte pentru înregistrarea cronologică a mişcării elementelor patrimoniale
şi ca probă în soluţionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o primă verificare cu balanţa sintetică, în sensul că totalul registrului jurnal trebuie să corespundă cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanţa conturilor sintetice, întocmită pentru luna curentă.
În situaţia în care unitatea foloseşte registre auxiliare, totalul acestora se înscrie în registrul jurnal general, periodic, de regulă lunar.
Fiind un document de înregistrare contabilă el nu circulă între compartimente, sau în afara unităţii. Se arhivează temporar, pe timp de un an, către serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, după care se depune la arhiva unităţii patrimoniale împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
Registrul - jurnal de încasări şi plăţi se întocmeşte de către agenţii economici, persoane fizice (meseriaşi, etc.) şi asociaţiile familiale. El serveşte ca document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor pe baza actelor justificative şi ca document de stabilire a situaţiei financiare a agentului economic respectiv.
În registrul de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul de decontare de la bancă (indiferent dacă a avut loc încasarea sau plata efectivă). Acest registru se numerotează şi se şnuruieşte, se vizează de către organul fiscal la începerea activităţii, precum şi ori de câte ori este cazul.
Registrul inventar se întocmeşte la sfârşitul anului, într-un singur exemplar, în vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează toate elementele patrimoniale, de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, conform posturilor din bilanţul contabil, inventariate conform normelor legale.
Elementele patrimoniale înscrise în registrul inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil. Se parafează de organul fiscal teritorial la începerea activităţii, în cazul epuizării filelor, când este necesară deschiderea unui registru nou, precum şi la încetarea activităţii.
Registrul cartea - mare, în principal, serveşte la înregistrarea operaţiilor (în evidenţa sistematică), la stabilirea rulajelor lunare şi a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic.
Acest registru se întocmeşte la sfârşitul lunii în cadrul compartimentului financiar-contabil şi serveşte în următoarele scopuri:
- stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la unităţile patrimoniale care aplică această formă de înregistrare contabilă;
- verificarea înregistrărilor contabile efectuate;
- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activităţii economice şi financiare a unităţii patrimoniale;
- întocmirea balanţei de verificare.
Pentru întocmirea acestui registru, se procedează astfel:
- suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fără dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;
- rulajul debitor desfăşurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calculându-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale de credit;
- soldul final debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în cadrul formularului cartea mare, ţinându-se seama de soldul iniţial de la începutul anului şi de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente;
Fiind un document de înregistrare contabilă cronologică şi sistematică nu circulă între compartimente şi se arhivează la biroul contabilitate.
- Cartea - mare (şah), cod 14-1-3/a, utilizată în cadrul formei de înregistrare contabilă maestru şah.
Acest registru se întocmeşte într-un singur exemplar, este tipărit pe ambele feţe, format A4 şi serveşte la:
- organizarea contabilităţii sintetice a operaţiunilor patrimoniale. În acest scop se deschid câte două fişe: una pentru debit şi alta pentru credit;
- întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice, scop în care la începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei "suma", se înscrie soldul iniţial; în cursul lunii se înregistrează operaţiile la baza documentelor justificative; la sfârşitul lunii se stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la începutul exerciţiului şi soldul final.
- furnizarea de date pentru analiza economico-financiară.
- Fişa de cont pentru operaţii diverse, care nu dezvoltă pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului.
Acest formular (registru) se foloseşte pentru organizarea contabilităţii sintetice la unităţile mici, care aplică forma de înregistrare contabilă clasică sau jurnalul unic.
La modul general, fişa de cont pentru operaţii diverse (codul din nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o formă a registrului cartea - mare anual, ce se deschide pe fişe volante pentru conturile sintetice, precum şi pentru conturile analitice (clienţi, furnizori, casa etc.).
În cadrul acestui formular operaţiile se înregistrează zilnic, sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, după fiecare operaţie, soldul contului (debitor sau creditor), după caz. La sfârşitul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, în cadrul fişelor se stabilesc subtotaluri care servesc la întocmirea balanţei de verificare.
Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanţelor.
Registrele de contabilitate se utilizează în strânsă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat completate, astfel încât să permită în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate.
Registrele se completează zilnic, sau periodic, în funcţie de frecvenţa operaţiilor şi de necesităţile informaţionale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de către compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de încasări şi plăţi se ţine la casieria subordonată compartimentului financiar şi a contabilului şef, registrul "cartea mare" se întocmeşte şi se gestionează de compartimentul contabilitate generală. Ele se păstrează în unitate timp de 10 ani, de la data închiderii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie să fie reconstituite în termen de maxim 30 zile de la constatare.
Registrele de contabilitate numerotate, şnuruite, parafate,conduse regulat pot fi admise ca probe în cazul litigiilor patrimoniale, în caz de faliment, precum şi în alte situaţii.
